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10 consejos para un buen acta de reunión • Guía para niñas sobre gestión de proyectos


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Los minutos ayudan con la comunicación en el trabajo: se aseguran de que las personas tengan una comprensión común de lo que fue la reunión y lo que deberían hacer a continuación.

En este artículo, mire por qué vale la pena hacer las actas y luego sumérjase en los 10 consejos para tomar minutas efectivas de las reuniones.

¿Por qué molestarse con las actas? discusión y las decisiones que se tomaron.

Un registro escrito de la reunión en forma de acta puede ser especialmente útil para las personas que no pudieron asistir en persona al ver el tipo de cosas que surgieron en la conversación .

La mayoría de nosotros necesitará escribir actas en algún momento de nuestra carrera.

10 consejos para escribir actas de reuniones

Aquí hay 10 consejos para actas de reuniones que asegurarán que sus documentos sean un buen registro de lo que realmentesucedió, sin ocupar demasiado de su tiempo.

1. Escriba las actas de la reunión mientras aún recuerda

No deje de escribir sus actas hasta que la reunión sea un recuerdo lejano. Si no puede recordar todo, haga que otra persona lea sus minutos y aclare cualquier punto antes de enviar su versión final.

Aún mejor, haga que alguien más tome notas y luego compare su versión con su versión para producir la versión final.

Use la agenda de la reunión para recordar qué temas se discutieron.

2. Comience con una revisión de acción

Ya sea que haya revisado o no las acciones de la última vez al comienzo de la reunión, póngalas al comienzo de las actas.

Escriba todas las acciones de la última reunión y un resumen de progreso contra ellos.

Si la acción se completó, no se moleste en escribirla nuevamente. En su lugar, agregue una línea en la parte superior de la sección de acciones que diga "todas las demás acciones se completaron o ya no son relevantes".

3. Acciones y propietarios de documentos

Durante la reunión, habrá escrito las nuevas acciones de esta reunión y quién las hará.

En las actas, incluya estas acciones en el flujo del texto. También puede incluir un resumen de acción al final de las actas.

El formato tabular funciona bien para esto. Recuerde incluir los nombres de las personas que van a trabajar en estas acciones y, si es posible, una fecha en la que van a completar la tarea.

El software de transcripción para reuniones es otra forma de asegurarse de que haya obtuvo un buen registro de lo acordado.

4. Registre quién estuvo allí

¡Haber incluido los nombres de los asistentes en la invitación del calendario y también en la agenda, pero quién realmente se presenta a la reunión podría ser diferente!

Tome nota en la parte superior de sus minutos para reflexionar sobre quién asistió y quién envió disculpas en el último minuto.

5. Incluir imágenes

Si utiliza rotafolios o software de mapas mentales en la reunión, incluya enlaces a los documentos, capturas de pantalla o archivos incrustados.

Puede tomar fotos de lo que escribió en rotafolios con una cámara de teléfono: la resolución será lo suficientemente bueno como para incluirlo en las actas.

 Elizabeth presentando

¡Este es mi consejo favorito para las actas de reuniones! ¡Se me conoce por tomar fotos e insertarlas en mis documentos y a mis colegas les encanta!

Las fotos son mucho más fáciles que tratar de usar palabras para describir lo que se dibujó en la pizarra.

6. Use una plantilla estándar

Si su empresa no tiene una plantilla estándar durante minutos, invente una o pregunte a su PMO.

El uso de una plantilla estándar le ahorra tiempo. Sus asistentes también se acostumbrarán a leer las actas en ese formato, especialmente si la reunión se celebra regularmente.

 Consejos para mejores reuniones

7. Decisiones de documentos

Use sus minutos para confirmar las decisiones que se tomaron en la reunión. Por ejemplo, tome nota de las solicitudes de cambio de proyecto que fueron aprobadas o rechazadas, o las decisiones de presupuesto.

Si el grupo decidió algo, ¡escríbalo! Esta es una buena manera de "ayudar" a las personas a recordar cuando, en unos meses, le preguntan por qué se está haciendo algo. Puede consultar la discusión en el acta.

8. Usar tablas

Un formato tabular funciona bien durante minutos.

Usa tres columnas: número de artículo, resumen de discusión y propietario de la acción.

Las personas pueden escanear la columna de la derecha para ver sus iniciales para ver qué acciones eligieron.

Este formato funciona bien si sus minutos registran muchas acciones. Si la reunión es principalmente una discusión con pocas acciones, esta columna parece vacía. Elija un formato que funcione para usted.

También puede escribir sus minutos directamente en un paquete de procesamiento de texto sin ingresar el texto en una tabla, pero use subtítulos para marcar sobre qué área de discusión está escribiendo.

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9. Enviar minutos rápidamente

Idealmente, debe enviar minutos dentro de la semana. Cuanto antes mejor. ¡Y definitivamente deberían distribuirse antes de la próxima reunión!

Envíelos también a las personas que no pudieron asistir, para que puedan ver lo que se perdieron.

También puede tener personas que quieran ser copiadas en minutos pero que no estaban en la lista de asistentes, por ejemplo, su gerente de línea.

Trate de sacar sus minutos dentro de 3-5 días de la reunión.

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10. ¡Tenga actas!

Sí, ¡realmente necesita tener actas para sus reuniones!

Al menos, lo hace para las reuniones formales, las que involucran decisiones, presupuestos o responsabilidades que se asignan a otras personas.

Si está trabajando en un proyecto, eso también es importante: el proyecto necesita un registro de lo que se discutió, por lo que debe registrar la reunión.

Está bien no tener actas para reuniones informales, pero la mayoría de las reuniones se beneficiarán de tener un registro escrito, incluso si esto es solo un correo electrónico rápido enviado a los asistentes después del evento.

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 10 consejos para buenos minutos de reuniones

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