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3 mitos sobre la gestión de varios proyectos que están bloqueando su promoción • Guía para la gestión de proyectos para niñas


Aprenda las 3 habilidades fundamentales para gestionar varios proyectos. Únase a mi seminario web el 4 de febrero y permítame compartirle los consejos que necesita para mantener todas las bolas en el aire al mismo tiempo.

Los gerentes promueven a las personas que son un par de manos seguras, que saben cómo hacer el trabajo y puede trabajar de manera eficiente en todos los niveles de la organización.

Ser capaz de administrar varios proyectos es una forma de demostrar que puede hacer todo eso.

Aquí hay 3 mitos que tal vez se esté diciendo a sí mismo acerca de cómo es administrar múltiples proyectos: mitos que podrían impedirle dar el siguiente salto en su carrera y mostrarle a su jefe que puede hacerlo.

Mito: Los libros le mostrarán qué hacer

Tiene un montón de proyectos libros de administración en su estante. Has hecho un curso. Ya tiene todo resuelto este asunto de la gestión de proyectos, tal vez incluso tenga una certificación para demostrar que puede hacerlo.

Verdad: La certificación no le dará las habilidades para hacer malabares con varios proyectos

La verdad es que TODOS los libros que recomiendo regularmente (y sí, incluso los que he escrito) tienden a considerar la gestión de proyectos como algo único.

  • Empiezas un proyecto.
  • Tú trabaja en ello con tu equipo.
  • Tú lo terminas.

Pero en el mundo real, la gente está haciendo malabares con más de un proyecto. Trabajamos en empresas y organizaciones en las que no tenemos el lujo de poder gestionar un solo proyecto a la vez.

En parte, eso se debe a que la mayoría de los proyectos promedio son lo suficientemente pequeños como para no necesitar a alguien que trabaje en ellos por completo

La otra parte de la razón es que las empresas están generando más cambios y las personas con buenas habilidades de gestión de proyectos escasean . Hay muchas cosas que las organizaciones quieren hacer y no hay suficientes PM para todos, por lo que todos terminamos administrando varios proyectos simultáneamente.

Los libros de preparación para la certificación le mostrarán cómo aprobar el examen, pero no cómo adaptarse sus habilidades 'oficiales' de una manera que agilice el esfuerzo de administrar varias cosas a la vez, de modo que elimine la duplicación y deje de molestar a las partes interesadas con múltiples solicitudes de su tiempo.

Consejo: obtenga las habilidades para administrar múltiples proyectos para que pueda realmente Aborde todas las cosas en su lista de tareas pendientes de la manera más eficiente.

Mito: Su gerente sabe en qué está trabajando

Realiza informes regulares y tal vez incluso hojas de tiempo. Su gerente sabe lo que está haciendo todos los días y cuánto trabajo tiene.

Verdad: Establecieron el trabajo, pero realmente no tienen la capacidad para rastrear lo que está haciendo día a día.

Su gerente le da cosas para hacer, pero en mi experiencia, solo tiene una descripción general de muy alto nivel de lo que está trabajando en el día a día. Aprendí esto de la manera difícil.

Llamé a mi gerente a altas horas de la noche después de una conversación particularmente difícil con un patrocinador del proyecto. Rompí a llorar y no podía mantener la voz firme, así que tuve que llamarla.

El problema era este: mi patrocinador me había pedido que hiciera algo que era prácticamente imposible y también (en mi opinión) una pérdida de tiempo. mi tiempo. Era una tarea administrativa: copiar listas escritas a mano de quienes habían asistido a un curso de capacitación en otro formato para poder mantenerlas electrónicamente.

No podía hacer eso y hacer todo lo demás, y ya estaba trabajando hasta altas horas de la noche. desde un hotel. Se me ocurrió otro plan: si tenía que hacerse, consiga un asistente administrativo temporal para que lo haga. Aunque eso vino con la sobrecarga de reclutar y contratar a alguien para que se sentara y transcribiera la lista.

Aún así, si sentía que este trabajo era valioso, entonces pagar por él estaría bien.

Le expliqué todo esto a mi gerente y ella dijo: “Probablemente no sepa qué más estás haciendo, entonces él piensa que está bien ”.

Fue como una bombilla que se apaga en mi cabeza. Literalmente no tiene idea de cómo estoy gastando mi tiempo, y ciertamente no es consciente de que estoy al teléfono llorando con mi jefe a las 10 pm de la noche debido a la necesidad de escribir listas de nombres.

También pensé : ¿Cómo puede no saberlo? Le hablo todos los días. Él sabe que estamos rompiendo las tripas para que este proyecto se lleve a cabo. ¿Qué cree que estamos haciendo?

Pero la verdad es que probablemente no pensaba tanto en mí (ni en nadie más en el equipo).

Todos somos altos directivos . Deberíamos poder administrar nuestro tiempo y escalar, y tener conversaciones con adultos sobre la carga de trabajo. ¿Por qué no estaba haciendo eso?

Porque me estaba quemando tratando de complacer a todos y mantener este proyecto unido … pero eso estaba en mí.

Mi patrocinador tenía sus propias dificultades, su propias partes interesadas para mantenerse al lado. También trabajaba muchas horas en un entorno complejo, donde los requisitos cambiaban regularmente a medida que se disponía de nueva información.

Tenía suficiente en su cerebro sin preguntarse si yo tenía tiempo para escribir algunas listas.

Entonces: lección aprendida . No asuma que su jefe o el patrocinador de su proyecto saben cómo está gastando su tiempo. Se acumulan en el trabajo porque no tienen visibilidad completa por mucho que intentes proporcionar eso. El único que sabe cuánto tiempo lleva su carga de trabajo es usted.

Estoy seguro de que es por eso que a veces se nos asignan proyectos adicionales y la expectativa de que podamos hacerlos.

Sugerencia: Los informes transparentes ayudan. Los informes semanales sobre proyectos de rápido movimiento ayudan e incluyen el esfuerzo que está haciendo como PM. Durante demasiado tiempo informé sobre lo que estaba haciendo el equipo sin incluir mi esfuerzo. Encuentra formas de decirle a la gente lo que estás haciendo.

Mito: Trabajar más horas es la única forma de sobrevivir

Cuando te dan más proyectos para ejecutar, la única forma de hacer el trabajo es gastar más tiempo en el trabajo.

Verdad: existen estrategias para ayudarlo a estructurar su trabajo y aún así llegar a casa a tiempo.

Hay sinergias (odio esa palabra) que puede implementar para acelerar hasta la gestión de más de un proyecto. Puede trabajar por lotes, combinar reuniones y estructurar su tiempo.

En otras palabras, si se necesitan 10 horas a la semana para administrar un proyecto, no necesariamente se necesitan 20 horas a la semana para administrar dos. (Eso es simplista, ya que cada proyecto es único y va a tomar una cantidad de tiempo diferente dependiendo de muchos factores, pero sírvase conmigo en esto). llegue a casa a tiempo.

Advertencia: a veces la gente realmente le da más trabajo del que puede hacer humanamente, y en esas situaciones debe retroceder.

Consejo: Combine procesos y encuentre formas de optimizar el esfuerzo. Utilice las estrategias adecuadas para estructurar su trabajo y administrar su tiempo, de modo que pueda aprovechar las sinergias entre proyectos y procesos.

Venga a mi seminario web el 4 de febrero de 2021 y obtenga más información sobre las habilidades que necesita para administrar múltiples proyectos. ¡Espero verte allí!



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