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5 cosas mejores que las conferencias telefónicas • Guía para niñas sobre la gestión de proyectos


Paso mucho tiempo en conferencias telefónicas, especialmente ahora que tengo la suerte de trabajar desde casa. Si soy completamente honesto, sé cómo usar mi botón de silencio sin siquiera mirar el teléfono. Es útil para sonarme la nariz y sorber té, pero también para asegurarme de que otras personas no puedan oírme escribir.

Sí, estoy dispuesto a confesar esto en público: Hago otras cosas durante una llamada. . Reviso el correo entrante. Archivo cosas. Hojeo las carpetas en busca de cosas que alguien me ha enviado y que podrían ser útiles para la llamada si hubiera estado lo suficientemente organizado como para buscarlo hace una hora.

Y sé que no es una buena práctica para las conferencias telefónicas.

Ser un buen asistente a las conferencias telefónicas significa escuchar todos los debates, participar cuando sea necesario, prestar atención y ser respetuoso con los que hablan.

Me gusta pensar que soy respetuoso, de manera eficiente. A veces, las conferencias telefónicas realmente contienen grandes porciones de discusión que solo tengo que escuchar al 80% de mi capacidad y aún sé lo que está sucediendo, como resúmenes de tareas de las que conozco todos los detalles, por ejemplo.

He estado buscando alternativas, porque si bien creo que las conferencias telefónicas están aquí para quedarse y sin duda son una herramienta muy útil, tienen que haber otras opciones.

Y las hay.

Aquí hay 5 alternativas a las conferencias telefónicas, al menos parte del tiempo.

1. Mensajería instantánea

Llegué tarde a la mensajería instantánea, pero ahora me he convertido. Es una forma útil de ver si alguien está en línea y, por lo tanto, puede responder una pregunta rápida.

Las personas en mis reuniones lo utilizan para obtener una respuesta rápida a algo si no conocen la respuesta. Ayuda a impulsar la discusión.

Puedo ilustrar esto con un caso de estudio de mi libro, Social Media for Project Managers.

Instant Messaging in Action

Cornelius Fichtner, PMP fue trabajando en un proyecto para construir una nueva página de inicio para un sitio web de empresa a consumidor. El proyecto tenía una "sala de guerra" en Atlanta, Georgia, que era la base del equipo.

"Tuvimos que integrar nuestro sistema con varios sistemas de proveedores", dice. “Estábamos implementando la última versión de nuestro propio software, que resultó tener algunos 'problemas'. El cliente, algunos de los proveedores y nuestro equipo estaban todos ubicados en esta sala trabajando en varios aspectos de la implementación. Tuvimos actividades de desarrollo, análisis de sistemas y gestión de proyectos al mismo tiempo ”.

El equipo de Cornelius estaba usando una herramienta de mensajería instantánea para comunicarse. “Los dos desarrolladores de mi equipo, yo mismo y el equipo de desarrollo del sistema central en Suiza intercambiamos constantemente información sobre el estado más reciente de nuestro software”, explica.

Con la mayor parte del equipo en la misma sala, habría sido igualmente fácil hablar entre ellos, pero con el cliente y otros proveedores en la misma sala la mensajería instantánea proporcionaba una forma privada de

“Hablar de los problemas abiertamente habría alertado al cliente ya los demás proveedores del hecho de que estábamos teniendo problemas con nuestro sistema central”, dice Cornelius.

“Inmediatamente comenzamos a conversar sobre la naturaleza exacta de los problemas. Determinamos lo que se necesitaba hacer para implementar arreglos instantáneos para que el código del sitio web funcionara y cuánto tiempo llevaría una reescritura completa del código del sitio web, lo que estimamos que duraría toda la noche ”.

Usando La mensajería instantánea significó que estas discusiones se mantuvieran alejadas del cliente: no era necesario crear una razón para tener una reunión exclusiva del equipo de desarrollo o preocupar al cliente con problemas que se resolverían fácilmente.

“La charla nos permitió hablar entre nosotros en estos espacios cerrados sin alertar a todos en la mesa sobre los problemas”, dice Cornelius. “De esa manera podríamos idear una estrategia para solucionarlo. Los dos desarrolladores trabajaron toda la noche en la habitación del hotel para reescribir el código del sitio web del cliente ”.

El incidente también sirvió para acercar al equipo del proyecto: mirando hacia atrás, fue un momento de comedia en el ciclo de vida del proyecto, aunque probablemente no me sentía así en ese momento.

“Para mí, el humor estaba más en los efectos de sonido”, dice Cornelius. “Primero escuchó el golpeteo 'normal' del teclado que escucha durante el desarrollo del código. Luego apareció el mensaje de chat 'El código no funciona', después del cual la intensidad, el volumen y el tempo de nuestras pulsaciones de teclas aumentaron al menos en un 300% ”.

Herramientas de mensajería instantánea populares

2. Reuniones cara a cara

Primero, debo decir que las reuniones cara a cara no son necesariamente más rápidas o eficientes que las conferencias telefónicas. En todo caso, generalmente toman más tiempo, especialmente si incluye la charla mientras todos toman una taza de café.

Las reuniones cara a cara tienen una ventaja sobre las conferencias telefónicas: puede ver a las personas. Sé que puedes hacer videollamadas, pero estar al lado de alguien te permite ver realmente cómo se siente sin el filtro de una cámara web.

Puedes hacer que sea menos doloroso si aprendes estrategias excelentes para presidir una reunión y simplifica el proceso con Plantillas – todo lo cual está disponible en mi Kit de plantillas de reuniones.

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3. Talleres

¿Cuál es la diferencia entre un taller y una reunión "ordinaria"?

Para mí, un taller está estructurado para la interacción. Hay ejercicios, rotafolios, lluvia de ideas. Puede utilizar un facilitador externo. Alguien será designado como el encargado de tomar notas. Hay trabajo en grupos pequeños e informes a la sesión principal.

Puede combinar algunos elementos del taller en las reuniones normales de su equipo; no necesita realizar una sesión separada si todo lo que desea hacer es, por ejemplo, Identifique las dependencias y limitaciones de su proyecto. Sin embargo, es posible que desee escribir sus notas por separado de las actas de la reunión del equipo principal.

Herramientas populares en línea para talleres

  • Zoom (utilice la función de sala de grupos)
  • Jamboard

4. Actualización individual

Si no puede averiguar cómo hacer que una reunión sea relevante para todos los asistentes, entonces tal vez una mejor solución sería ponerse al día individualmente.

Habla con el patrocinador de tu proyecto por separado del equipo de desarrollo. Llame a los evaluadores y converse con ellos sin que el representante de Finanzas los escuche.

No es porque desee excluirlos de las noticias generales del proyecto, sino porque desea ahorrarles tiempo y recibir sus actualizaciones más rápidamente. Este enfoque es realmente útil si está preparando informes de proyectos y desea actualizaciones de progreso rápidas.

Deberá asegurar a su equipo que no está ocultando información ni deteniendo el flujo de datos. Esto funciona mejor con equipos que ya tienen una relación de confianza. Si la confianza no existe, las personas pueden sentir que les está ocultando información importante.

5. Ninguna reunión en absoluto

Las reuniones son una pérdida de tiempo. Las reuniones cuestan dinero. ¿No sería la vida más fácil si no tuviera que asistir a las reuniones en absoluto? Si hay una reunión en su agenda y no la necesita, cancélela. No hagas pasar a la gente por el aburrimiento.

Sé que nunca me libraré de las conferencias telefónicas y no quiero hacerlo. Son sumamente eficaces si se utilizan con las personas adecuadas y en las circunstancias adecuadas.

Lo que quiero evitar es el "tiempo de inactividad" en el teléfono. Hay otras formas de interactuar con las partes interesadas del proyecto y creo que deberíamos utilizarlas cuando sea apropiado.

* La segunda edición de este libro se llama Herramientas de colaboración para directores de proyectos.

 Descubra lo que puede utilizar en lugar de una conferencia llamadas en el trabajo. ¡Hay mejores opciones!



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