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Cómo administrar varios proyectos al mismo tiempo • Guía para niñas sobre la administración de proyectos


Este artículo fue patrocinado por Resource Guru.

Un lector se puso en contacto para preguntarme cómo administro la lista de tareas pendientes de mi proyecto personal. "Supongo que tiene varios proyectos en ejecución al mismo tiempo", dijo. “Lucho con cómo administrar mis tareas relacionadas con el proyecto, más allá de lidiar con la crisis del día”.

La cuestión de cómo administrar múltiples proyectos al mismo tiempo surge mucho. En este artículo veremos estrategias para administrar varios proyectos diferentes que se ejecutan en paralelo.

Sé que no soy el único que tiene dificultades para administrar varios proyectos.

De hecho, no conozco a ningún director de proyecto que esté 100% dedicado a un proyecto, incluso personas como yo que solo trabajan a tiempo parcial.

Incluso cuando ese he sido yo en el pasado, he estado administrando grandes proyectos con múltiples áreas de trabajo que eran tan diversas como si hubieran sido proyectos diferentes.

Es difícil.

¿Cuántos proyectos están liderando los gerentes de proyectos?

La mayoría de los gerentes de proyectos están liderando 2 a 5 proyectos en cualquier momento.

Mi encuesta de gestión de proyectos de 2020 de 228 personas muestra que la mayoría de directores de proyectos están dirigiendo de 2 a 5 proyectos a la vez.

  • 15% de los directores de proyectos lideran 1 proyecto en una vez.
  • 15% de los directores de proyectos lideran más de 10 proyectos en cualquier momento.
  • 11% lideran entre 6 y 10 proyectos.
  • Y el resto, el 59%, lideran de 2 a 5 proyectos.
 ¿Cuántos proyectos ejecutan los gerentes de proyectos gráfico circular

¿Cómo se ve eso en la práctica?

Supongamos que tiene tres proyectos en marcha que tienen el objetivo general de simplificar los procesos y deshacerse del papel. Podrías gestionarlos formalmente como un programa, o podrían ser piezas de trabajo independientes.

Si bien todos pueden tener un objetivo similar en términos generales, esos proyectos pueden implicar trabajar con diferentes productos de software (por lo tanto, diferentes proveedores), diferentes equipos técnicos , diferentes equipos comerciales, diferentes cronogramas y diferentes ubicaciones.

Te gustaría administrarlos como proyectos separados, pero ¿cómo mantienes todas las tareas organizadas?

No pretendo que esto se reduzca a una obra de arte, pero aquí hay algunos consejos que utilizo para administrar sus tareas, recursos y tiempo en varios proyectos a la vez.

Administrar tareas en varios proyectos

Utilizo mis informes semanales como un recordatorio de las tareas que se avecinan. El informe semanal cubre qué trabajo se hizo esta semana y qué trabajo debe completarse la semana siguiente.

Abro el informe semanal de la semana pasada y me dice exactamente en qué debería estar trabajando esta semana.

Es cierto que a veces hago eso un jueves y luego tengo que dar vueltas para hacer las tareas. Y no se trata de una gestión de tareas a largo plazo; sólo le ayuda a mantenerse al tanto de las prioridades semanales, por lo que también necesita algo más para el panorama general.

Para hacer eso, necesita saber cuáles son todas sus tareas. Mantengo un registro de acciones separado para cada proyecto. El registro de acciones es mi lugar al que ir para todo lo que necesito hacer o que necesito que hagan otras personas.

Sí, también tengo un cronograma de proyecto, pero no coloco todos los elementos pequeños allí.

Elija cualquier herramienta de lista de tareas que funcione para usted o tome mi registro de acciones gratis.

Cada semana pongo Aparte tiempo para revisar mis listas de tareas y recordarme a mí mismo lo que hay allí. No lleva mucho tiempo escanear la lista o filtrarla por su nombre para ver cuáles son sus obligaciones personales.

No tengo una fecha de "debe hacer antes" en mi registro de acciones, pero si le ayuda a estructurar su tiempo viendo los plazos, entonces agregue uno.

También tengo un cuaderno que tiene un lista al final del trabajo que no es del proyecto, como actualizar mis objetivos, tareas relacionadas con mi ayuda en otros proyectos, trabajo presupuestario del departamento, etc.

Gestión de recursos en varios proyectos

Para todo lo que me encantan las hojas de cálculo y los cuadernos, realmente no son buenos cuando se trata de administrar recursos. Los diarios cambian con demasiada frecuencia, el cronograma del proyecto cambia. Mantener una hoja de cálculo de recursos actualizada es un trabajo de tiempo completo.

Las aplicaciones de programación modernas como Resource Guru lo hacen más fácil. Tienes un grupo de recursos y puedes arrastrar y soltar reservas para moverlas o asignarlas a otra persona. Los potentes filtros le permiten concentrarse en recursos específicos (por habilidad, ubicación, departamento, etc.) y significa que no tiene que desplazarse tanto.

Cuando tiene el mismo grupo de personas trabajando en diferentes proyectos les ayuda a ellos (ya usted) a tener transparencia sobre las tareas que se avecinan y cuándo las personas tienen tiempo libre.

También le ayuda a programar personas de manera eficaz. Cuanto mayor sea la visibilidad que tenga sobre cómo se asignan las personas, más fácil será llenar su tiempo de inactividad y evitar el uso de los recursos del contrato. También puede ver más fácilmente los conflictos de recursos.

 Informes de Resource Guru
¡La utilización de recursos no tiene por qué significar hojas de cálculo complicadas!

Los recursos no son solo personas. Las herramientas de administración de recursos le permiten programar la disponibilidad de salas de reuniones y otros recursos.

Esto fue muy importante para mí cuando teníamos mucha capacitación en curso para un proyecto: necesitábamos programar el único proyector que estaba disponible (incluido conducirlo a diferentes ubicaciones). ¡Ojalá hubiera tenido una herramienta como Resource Guru para hacerlo más fácil!

Manejo de su tiempo en varios proyectos

Tengo una conferencia telefónica con cada equipo de proyecto una vez a la semana (* tos * la mayor parte del tiempo). Es solo un registro, entre 30 minutos y una hora. Los principales beneficios para mí son:

  • Puedo averiguar lo que todos han hecho durante la semana
  • Compartimos lo que crea puntos difíciles y trabajamos juntos para despegarlos
  • Me recuerda que tengo que informar a todos sobre en lo que he estado trabajando y en hacer un trabajo en ese proyecto antes de la llamada para no parecer el único que no ha hecho nada.
  • Escojo sus cerebros sobre qué poner en mi informe semanal .

Tener un lugar en la semana en el que mi equipo me haga responsable de hacer avanzar el proyecto es muy motivador.

Establezca un tiempo en el que se hagan responsables mutuamente #pmot Haga clic para twittear

Lo más importante para poder gestionar tu tiempo de forma eficaz es saber qué es una prioridad. Algunas semanas, un proyecto simplemente no es una prioridad y el informe semanal lo reflejará. Usted averigua cuál es una prioridad:

  • Preguntando a su patrocinador o gerente de línea
  • Tomando instrucciones de la PMO
  • Utilizando su criterio profesional. No subestime su propia capacidad para saber qué es una prioridad. Debe tener una idea de cómo su proyecto ayuda a la empresa a avanzar. Debería poder determinar cuáles de sus proyectos son importantes y cuáles pueden esperar.
  • Ser bueno en la programación. Todos los proyectos, por importantes que sean, tienen periodos más lentos para usted como director de proyecto. Los proyectos normalmente están ocupados al principio y hacia el final de las fases, pero mientras el equipo está funcionando bien, su participación en el seguimiento y control debe ser manejable. Cuando sus proyectos tengan períodos más lentos, elija el trabajo prioritario en sus otros proyectos o simplemente avance para el próximo tiempo ocupado.
  • Trabajar para quien grita más fuerte esa semana: una estrategia terrible, pero en ausencia de cualquier otra dirección que tenga Me he conocido por tratar de hacer más felices a las partes interesadas infelices al hacer eso.

"Reserve reuniones con usted mismo para hacer el trabajo".

También uso mi calendario para programar 'reuniones' conmigo mismo para hacer el trabajo, muy importante para realizar el aspecto más administrativo de la gestión de proyectos, como los informes semanales y mensuales y la revisión de los calendarios de recursos para hacer frente a las asignaciones excesivas y insuficientes con regularidad.

Gestión de las expectativas

El consejo más importante que puedo darte para gestionar múltiples proyectos al mismo tiempo es mantener abiertos los canales de comunicación. Siga hablando con los líderes del equipo, los patrocinadores del proyecto, los gerentes. Manténgase cerca de lo que esperan de usted. Luego, entreguelo.

Si no puede entregarlo, debe ser honesto y sincero sobre el motivo. Dígale a su gerente de línea o patrocinador del proyecto por qué ese es el caso y qué está haciendo al respecto. Es posible que puedan ayudarlo a administrar su carga de trabajo o prioridades.

Respuestas rápidas

¿Cuántos proyectos puedo administrar al mismo tiempo?

La mayoría de los gerentes de proyectos dirigen entre 2 y 5 proyectos a la vez. Sin embargo, puede administrar tantos como sea realista. Más de 5 a la vez comienza a ser abrumador para muchas personas.

Conclusiones clave

  • Manténgase al tanto de sus listas de tareas por proyecto. Necesita mantener cada proyecto organizado y claro.
  • Reserve tiempo en su diario cada semana para revisar su progreso y trabajo sobresaliente en cada proyecto.
  • Utilice herramientas de administración de recursos si tiene acceso a ellas.
  • Tómese el tiempo para hablar con cada equipo de proyecto todas las semanas
  • Sepa qué es una prioridad y trabaje para eso
  • Maneje las expectativas.

Este artículo fue patrocinado por Resource Guru .

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 Gestionar varios proyectos



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