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Cómo aprendí a administrar varios proyectos y aún así salir de la oficina a tiempo • Guía para niñas para la administración de proyectos


El 4 de febrero voy a realizar un seminario web sobre las habilidades que necesita para administrar varios proyectos. Regístrese aquí.

"Hay otro proyecto del que estoy esperando saber", dijo mi patrocinador.

Gemí en silencio. Ya estaba gestionando un par de proyectos y, aunque probablemente podría asumir la carga de trabajo de este pequeño trabajo adicional, la sobrecarga mental de hacer malabares con tantas cosas se estaba volviendo demasiado.

Pero retrocedamos en el tiempo. [19659005] Estudio de caso: Mi historia

Mi primer trabajo de gestión de proyectos adecuado fue para una empresa de seguros y trabajaba en el equipo de TI y cambio empresarial como parte de un equipo de proyecto que lideraba la actualización de un sitio web.

Por lo que puedo recordar, fue hace bastante tiempo, básicamente, tenía esa única cosa que hacer. Fue la base perfecta sobre cómo hacer mi trabajo. Tenía un mentor y un gerente de apoyo, así como un gran equipo a mi alrededor y un increíble líder del equipo de TI llamado Jo, cuyo departamento estaba construyendo la cosa.

Estaba tan encendida que sus planes eran excelentes y no recuerdo haber tenido ningún drama sobre personas que no sabían lo que se suponía que debían hacer o que no cumplían con las fechas.

Aparte de un día en que un contratista clave no no apareció porque su casa se había infestado de carcoma y había tenido que evacuar a su familia y concentrarse en lidiar con eso.

Pero esa es una historia diferente.

El punto es: cuando comencé a administrar proyectos , Tenía un informe muy definido.

Más tarde, me mudé a la oficina central global y tuve un trabajo más operativo con un montón de proyectos más pequeños. Eso nuevamente se sintió muy manejable (en términos del trabajo. Estuve trabajando en francés durante gran parte del día y eso fue difícil).

Tenía el control de mi carga de trabajo, mi jefe nos apoyaba a todos y tenía libertad para asumir cosas nuevas cuando y cuando sin demasiada presión para seguir agregando más a mi lista de tareas pendientes.

Nuevamente, esto es cómo lo recuerdo.

También recuerdo haber llorado cuando colgué el teléfono de una posible casera porque tratar de encontrar un lugar para vivir era mucho más difícil de lo que esperaba y ser entrevistado en un idioma diferente era estresante.

Pero esa es una historia diferente.

Para mi nuevo empleador, en el Reino Unido, trabajé en la implementación de un nuevo sistema de TI. Lo implementamos en aproximadamente 35 ubicaciones, y eso tomó un par de años, de memoria.

Estábamos haciendo malabarismos con varias instalaciones a la vez, pero no parecía abrumador, ya que había un objetivo general: llevar este software a todas partes.

Además, cuando haces lo mismo una y otra vez tienes una idea de lo que funciona y se vuelve más fácil . Si bien cada ubicación es individual, hay suficientes puntos en común para que no se sienta como si estuvieras arrancando tu cerebro de una cosa para hacer otra cada vez que cambias de tema.

Más tarde, a medida que la implementación se hizo más operativa, también tomé otros proyectos relacionados, como mejoras de software e interconexión del software con otras aplicaciones, todo se sintió relevante y conectado.

La sensación de desgarro cerebral comenzó cuando Regresé de la baja por maternidad (Ronda 1). Fue entonces cuando tuve que empezar a hacer malabares con varios proyectos de una forma totalmente diferente.

Ya no dirigía grupos de proyectos relacionados. A veces, mis partes interesadas también eran grupos totalmente diferentes. Yo era líder de equipo para un grupo de gerentes de proyecto, por lo que mi trabajo incluía:

  • Gestión de línea para los gerentes de proyecto
  • Tratar de inculcar un sentido de proceso y PMO sin estar formalmente en ese rol
  • Haciendo proyectos para varios patrocinadores y gerentes de proyectos de apoyo que realizan sus propios proyectos
  • Tratando de darle algún sentido al estado de aplicación existente para hacer algún tipo de racionalización
  • Enlace con proveedores para contratos en curso que no tienen nada que ver con mis proyectos. [19659028] No hace falta decir que había muchas cosas en mi cabeza.

    Sé que no estoy solo. A medida que adquiere más confianza en la gestión de proyectos y su función se transforma en lo que sea que la empresa necesite que haga, va adquiriendo partes extrañas, como orientar a nuevos principiantes o impartir formación, gestionar las cosas de BAU o ser la persona a la que acudir para saber cómo utilizar el software PM.

    Ya no tenía un portafolio personal de trabajo conectado y semánticamente relevante. Cada día era un equilibrio entre hacer algo para avanzar en mi propia lista de tareas pendientes y apoyar a mi equipo y colegas con su trabajo . ¿En qué concentrarse? ¿Cómo elegir qué hacer primero?

    El gran aprendizaje para mí

    El gran aprendizaje para mí es que los libros de texto no te preparan para la parte de malabarismo de ser un director de proyecto. Mi propia investigación muestra que la mayoría de los gerentes de proyectos dirigen entre 2 y 5 proyectos a la vez.

    Pero apuesto a que su curso de capacitación no mencionó específicamente varios proyectos, o asumió que si podía ejecutar uno, podría ejecutar varios uno junto al otro.

    Bueno, eso no es cierto.

    Estaba en situaciones en las que tenía un patrocinador patrocinando dos proyectos. Él (sensatamente) quería cubrir ambos proyectos en una reunión, excepto que se suponía que la reunión era sobre uno de los proyectos, así que no me había preparado para hablar en detalle sobre el otro.

    Eso fue difícil lección.

    Cuando lideras varias iniciativas simultáneamente, necesitas aplicar las mismas habilidades de diferentes maneras para maximizar tu tiempo. Y para dejar de molestar a las partes interesadas con demasiadas solicitudes.

    Las habilidades para administrar múltiples proyectos

    No hay una varita mágica para poder administrar múltiples proyectos, objetivos y plazos. Primero, necesita habilidades sólidas de gestión de proyectos para poder hacer el trabajo de un director de proyectos mientras está de cabeza, como decimos aquí.

    En otras palabras, necesita que la parte de gestión de proyectos sea algo natural. No querrá tener que seguir buscando cosas o preguntarse qué proceso o formulario utilizar para la siguiente parte de su trabajo. Ser bueno en los conceptos básicos de la gestión de un proyecto.

    A continuación, practiqué las habilidades fundamentales para poder gestionar un entorno de proyectos múltiples:

    • Gestionar mi propio tiempo: convertirme en personal bueno en la gestión del tiempo y en el trabajo eficiente
    • Gestión de solicitudes de otros: dupliqué la participación de las partes interesadas y la construcción de buenas relaciones para poder retroceder cuando lo necesitaba
    • Gestión de la comunicación: si les preguntas a mis excolegas, ellos Probablemente diré que las comunicaciones eran una de las cosas en las que era mejor
    • Gestión de horarios: confiaba en el software y en la planificación detallada para resolver cuándo era necesario que sucedieran las cosas para que nada se pasara por alto
    • Gestión de mi entorno: sistematicé y lista de verificación tanto como pude para tener procedimientos operativos estándar para agilizar el trabajo.

    Cubriré las 3 habilidades críticas que necesita para administrar múltiples proyectos en un nuevo seminario web el 4 de febrero de 2020. Regístrese aquí. [19659048] w Anuncio de ebinar ” class=”wp-image-23982″ data-lazy- data-lazy- data-lazy-src=”https://www.girlsguidetopm.com/wp-content/uploads/2020/12/Facebook-Event-cover.png”/>



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