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Cómo categorizar datos en el software de gestión de proyectos • Guía para niñas sobre gestión de proyectos


Las herramientas de software de gestión de proyectos son excelentes en muchos sentidos, pero cuando se trata de encontrar los datos que ha ingresado … A veces encuentro que mis archivos desaparecen en Internet.

Para solucionar esto, necesita una taxonomía de datos

¿Qué es una taxonomía?

Una taxonomía de información es simplemente una forma de clasificar datos. Lucho con esto en el software de contabilidad que uso para mi negocio. Eché un vistazo el otro día y los ingresos del Kit de plantillas de reuniones se clasifican como:

  • Plantillas de reuniones
  • Kit de reuniones
  • Kit de plantillas de reuniones
  • Kit de plantillas de reuniones.

Esas son cuatro formas de describir un ¡objeto unico! Lo que hace que informar sobre los datos sea increíblemente difícil.

Una taxonomía resuelve ese problema porque limita (o al menos guía) a las personas a cómo deben clasificar sus datos.

Por qué necesita clasificar los datos

Una de las Los problemas que escuché una y otra vez mientras investigaba las herramientas de colaboración para gerentes de proyecto es que las herramientas de software de administración de proyectos tienen demasiada información. Se puede administrar demasiado.

Antes de que esto suceda, debe:

  • Establecer pautas claras para los usuarios, una taxonomía integral de categorías y etiquetas
  • Desarrollar una buena capacidad de búsqueda (ya sea comprando una herramienta con una o agregando en funciones de búsqueda adicionales para sus herramientas de colaboración existentes)
  • Adopte una estrategia sólida de limpieza y archivo.

El problema con su alimentación

Aquí hay una conversación que tengo con mi madre de vez en cuando:

Mamá: " Déjame mostrarte estas fotos en Facebook ".

Yo:" OK, genial ".

Mamá:" Oh, se han ido ".

~ pasa el tiempo ~

~ plantas rodadoras ~ [19659002] Mamá: “¡Ah, los encontré!”

Realmente necesito mostrarle cómo guardar publicaciones 🙂

Esto también sucede en las herramientas de gestión de proyectos. Su feed muestra las conversaciones, actualizaciones y tareas en las que está trabajando su equipo de proyecto. Ves algo, crees que volverás a hacerlo más tarde, y para cuando lo hagas, se ha caído tan lejos en tu feed que no puedes encontrarlo.

Los elementos de feed aparecen de forma lineal en la pantalla. Normalmente están organizados por la publicación más reciente, con las actualizaciones posteriores que aparecen debajo en orden de tiempo.

Tiene sentido lógico, pero no es muy práctico para proyectos. Los miembros del equipo del proyecto estarán menos interesados ​​en la actualización de estado de la semana pasada: trabajaron en esas tareas, por lo que deberían recordar un poco sobre algo que solo sucedió hace unos días.

En lo que usted y el equipo estarán realmente interesados es una decisión que tomó sobre las especificaciones funcionales en el verano.

Si no pueden encontrar la información fácilmente, ¿qué harán? Sí: lo llamarán.

Taxonomías Power Search

Aquí es donde entra la búsqueda.

Las herramientas de colaboración generalmente tienen sus propios motores de búsqueda internos. La mayoría buscará actividades, actualizaciones, etc., pero no el contenido de los documentos adjuntos. (Nota: esto está cambiando. Estamos viendo más herramientas con una mejor búsqueda, por lo que podría tener esta funcionalidad en sus productos).

Por ejemplo, la búsqueda devolverá el término 'riesgos de proyecto' si está en el nombre de una tarea de proyecto , pero no si es el encabezado dentro de un documento .pdf.

Asegúrese de que el cuadro de búsqueda esté destacado en su herramienta de colaboración, de modo que el equipo del proyecto comience a usarlo automáticamente como la forma principal de buscar información. [19659002] Las categorías que elija para su arquitectura de información ayudarán a impulsar los resultados de búsqueda.

Cómo usar las taxonomías para encontrar información en las herramientas de colaboración

Primero, defina su taxonomía. Esto significa definir la lista de categorías y sugerencias de etiquetas.

Cómo definir categorías

Las herramientas de colaboración le permiten atribuir categorías a gran parte de los datos que ingresan.

Las categorías para su proyecto pueden ser riesgos, anuncios , actualizaciones de estado, etc.

Es posible que pueda mostrar categorías en una página. Todo esto es parte de las opciones de configuración dentro de su herramienta, por lo que podría ser ligeramente diferente para usted, dependiendo de los productos que utilice.

El resultado final es que si desea ver todo lo relacionado con los riesgos, puede hacer clic la categoría de riesgo para mostrar todo el contenido categorizado como 'riesgos'. Esto permite una búsqueda temática, aunque devolverá una cantidad sustancial de datos que será necesario analizar antes de encontrar la pieza exacta que busca.

Piense qué desea que sean sus categorías cuando configure sus herramientas de colaboración: puede cambiarlas más tarde, pero es más fácil hacerlo bien la primera vez.

Cómo definir etiquetas

Las etiquetas son más específicas que las categorías. Las categorías le brindan grandes cantidades de temas, pero las etiquetas pueden ser tan individuales como el contenido. Piense en ellas como palabras clave.

Una actualización de estado que anuncia el resultado de una revisión de reparación de defectos podría tener etiquetas como estas: defecto, revisión, control de calidad, acciones, Malcolm, minutos .

Como puedes ver, puedes etiquetar contenido con el nombre de un miembro del equipo. Esto les facilitaría encontrar contenido que se relacione específicamente con ellos.

Las etiquetas pueden ser cualquier palabra que les ayude a buscar más tarde, por lo que se recomienda su uso. Si desea crear etiquetas estándar dentro de su arquitectura de información de contenido, puede guiar a su equipo sobre qué usar, pero a menudo es mejor para los resultados de búsqueda si les da la opción de agregar etiquetas adicionales también.

Todo esto los métodos contribuyen a la taxonomía de la información para el blog, y cuando configure su blog por primera vez, piense cómo las personas buscarán información dentro de tres meses. Siempre puede agregar nuevas categorías más adelante, pero ayuda a tener una visión lo más completa posible desde el principio.

Las herramientas de colaboración apoyan las actividades de gestión y la comunicación en un proyecto. Necesitan estructura para poder trabajar de manera más efectiva, por lo que el gerente de proyecto que configura una herramienta de colaboración debe considerar quién agregará información, cuándo lo hará y las reglas básicas para la categorización y etiquetado de contenido.

Mucho de datos se almacenarán en el sistema, por lo que es importante asegurarse de que las capacidades de búsqueda estén optimizadas.

Antes de iniciar la herramienta (o tan pronto como pueda, si ya está en uso), considere las categorías y etiquetas adecuadas . Siempre puede agregar más más tarde, pero si reflexiona un poco sobre la taxonomía de la información con anticipación, le será más fácil a su equipo encontrar datos relevantes.

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