Agile Project Management, Gestión de Proyectos, planning, Project Management 101

Cómo crear una propuesta de proyecto


Una propuesta de proyecto describe la propuesta de valor central de su proyecto. Vende valor a las partes interesadas internas y externas. La intención de la propuesta es captar la atención de las partes interesadas y del patrocinador del proyecto. Una vez que tenga la atención de la gente, el siguiente paso es entusiasmarlos con el proyecto.

Entrar en la cabeza de las personas para quienes está escribiendo la propuesta es vital: debe pensar como las partes interesadas del proyecto para entregar una propuesta que cumpla sus necesidades.

Hemos creado una plantilla de propuesta de proyecto gratuita para ayudar a estructurar los documentos, de modo que no tenga que recordar el proceso cada vez.

Preguntas a considerar al escribir una propuesta de proyecto

Hay varias preguntas operativas y estratégicas a considerar, que incluyen:

  • Triple restricción: ¿Cómo podemos abordar la triple restricción de alcance, cronograma y costo?
  • Problema central: ¿Cuál es el problema central que estamos tratando
  • Recursos: ¿Qué recursos estarán disponibles?
  • Línea de tiempo: ¿En qué línea de tiempo estamos trabajando?
  • Presupuesto: ¿Con qué presupuesto tenemos que trabajar? ¿Cómo afecta esto a nuestro establecimiento de metas?
  • Metas estratégicas: ¿Cuáles son las metas estratégicas de nuestro cliente y cómo se alinea nuestra propuesta con esas metas?
  • Partes responsables: Quiénes son las personas responsables ¿Para el proyecto? ¿Cuáles son sus objetivos y motivaciones?
  • Beneficio para el cliente: ¿Cómo se beneficiará el cliente de la finalización de nuestro proyecto? ¿Cuál es su objetivo principal?
  • Entregables y éxito del proyecto: ¿Cómo se medirá el éxito del proyecto? ¿Qué entregables esperan ver nuestras partes interesadas al cierre?

Todas las propuestas de proyectos tienen seis elementos que construyen la base de la propuesta. Echemos un vistazo a los siguientes.

Elementos de la propuesta de proyecto

Estos seis elementos son la base de una propuesta de proyecto bien construida:

  1. Resumen ejecutivo: El resumen ejecutivo capta la atención de su audiencia. El objetivo es entusiasmarlos con el proyecto que está proponiendo. Es esencialmente el "discurso del ascensor" del proyecto. Debe ser breve y conciso. El resumen debe ser descriptivo y mostrar una imagen de cómo se ve el éxito para el cliente. Más importante aún, debe motivar al cliente; después de todo, ¡el objetivo es que firmen en la línea punteada para que el proyecto se mueva!
  2. Historia: La sección de historia describe proyectos previamente exitosos. También describe aquellos que podrían haber funcionado sin problemas. Al hacerlo, esta sección sienta precedentes. Es decir, cómo el próximo proyecto puede ser más efectivo utilizando información de proyectos anteriores.
  3. Requisitos: Los requisitos son los elementos, materiales y recursos necesarios para el proyecto. Esta sección debe cubrir las necesidades tanto internas como externas.
  4. Solución: La sección de la solución aborda cómo su proyecto resolverá el problema del cliente. En consecuencia, esta sección incluye todas las técnicas, habilidades y procedimientos de gestión de proyectos que su equipo utilizará para trabajar de manera eficiente.
  5. Autorización: Esta sección cubre quiénes son los tomadores de decisiones en el equipo del proyecto. También cubre qué partes interesadas tienen autoridad de aprobación por parte del cliente.
  6. Apéndice: La información no incluida en la propuesta de proyecto es parte del apéndice. Es donde se encuentran muchos de los detalles más interesantes de un proyecto. Además, es donde los miembros del equipo y las partes interesadas pueden profundizar para obtener más información.

Formato de propuesta de proyecto y mejores prácticas

Al crear su propuesta de proyecto, debe incluir una carta de presentación, tabla de contenido, resumen ejecutivo, descripción del proyecto (incluidos los antecedentes y el objetivo), el plan del proyecto, quién está involucrado y en qué capacidad, dónde se llevará a cabo el proyecto, cómo se supervisará, la propuesta de presupuesto y luego otros anexos.

Tipos de propuestas de proyectos

En cuanto a los tipos de propuestas, puede tener una solicitada formal o informalmente (hecha en respuesta a una solicitud), no solicitada (como un intento de llamada en frío para obtener el proyecto) o una continuación (continuando una ya aprobada). . También puede haber propuestas de renovación (después de la finalización, usted aboga por un apoyo continuo) o complementarias (como solicitar recursos adicionales).

Sugerencias para propuestas de proyectos

Cualquiera que sea la propuesta en la que esté trabajando, hay algunas sugerencias que se aplican como mejores prácticas para todos. Si bien anteriormente sugerimos un formato para su propuesta de proyecto que tendría una tabla de contenido, lo que significa que tendría muchas páginas, el mejor de los casos es mantener la propuesta en una o dos páginas como máximo. Recuerde, está tratando de ganarse a las partes interesadas, no aburrirlas.

Hablando de partes interesadas, investigue. Quieres abordar los correctos. No tiene sentido hacer todo el trabajo necesario para escribir una gran propuesta solo para que se dirija a las personas equivocadas. Sin embargo, quien lo vaya a leer, debería poder comprender la propuesta. Mantenga el lenguaje simple y directo.

Cuando se trata de escribir, busque un profesional. Incluso un documento comercial como una propuesta se verá afectado si está mal construido, tiene errores tipográficos o es impenetrable. Si no desea contratar a un redactor profesional de negocios, asegúrese de que alguien de su equipo realice copias, edite y revise el documento. Cuantos más ojos estén puestos en ella, menos probable será que los errores lleguen a la edición final.

Si bien desea que la propuesta sea breve y concisa, ayuda a endulzar la olla agregando testimonios de clientes a los archivos adjuntos. Nada vende un proyecto mejor que una base de clientes que busca su producto o servicio.

Uso de tableros Kanban para planificar una propuesta de proyecto

ProjectManager.com le permite planificar propuestas dentro de nuestro software. Puede actualizar las tareas de la propuesta de proyecto para indicar dónde están las cosas y qué queda por hacer. Las columnas le permiten organizar su propuesta por sección, creando una especie de estructura de desglose del trabajo.

Siga este video para recorrer metódicamente todos los pasos de su propuesta, asegurándose de que se cubran todos los detalles. Después de verlo, siga leyendo para revisar los aspectos clave.

Al crear una propuesta de proyecto, es vital recordar a su público objetivo. Su audiencia incluye a aquellos que están entusiasmados con el proyecto y ven la finalización como una ganancia para su organización. Por el contrario, otros en su audiencia verán el proyecto como un dolor y algo que no esperan con ansias. Para mantener a ambas partes satisfechas, es fundamental que el lenguaje sea fáctico y conciso.

Nuestros tableros kanban le ayudan a pensar en ese lenguaje y a colaborar en él de forma eficaz con otros miembros del equipo, si es necesario. Cada tarjeta muestra el porcentaje completado para que todos estén al tanto del trabajo realizado y lo que queda por hacer.

 Ejemplo de tablero Kanban de propuesta de proyecto

Como puede ver en el tablero anterior, se ha comenzado a trabajar en el Resumen ejecutivo. Se completan las secciones Introducción, Tabla de contenido y Rol de la empresa, y hay un buen comienzo en las tareas Explicar el problema y Recomendar una solución.

La captura de pantalla a continuación muestra cómo puede agregar archivos a una tarjeta y dejar un comentario sobre el archivo que se agregó. En este caso, Eric Rosario agregó la Tabla de contenido de la propuesta de proyecto, y Kris dejó una nota que se había agregado el 6/9:

 Ejemplo de propuesta de proyecto Tarjeta de detalles Kanban con archivo adjunto y comentario

Luego se adjunta un PDF a la tarjeta y todos los que se agreguen a la tarea reciben un correo electrónico notificándoles el cambio. Este mismo proceso se puede utilizar durante todo el ciclo de vida del proyecto para mantener al equipo actualizado, colaborando y produciendo una propuesta de proyecto de primera clase.

Desarrollo de metas SMART para su propuesta de proyecto

 Infografía que describe el proceso SMART de toma de decisiones. "width =" 300 "height =" 420

La mejor forma de pensar al desarrollar metas y objetivos para su propuesta de proyecto es utilizar el sistema SMART:

  • Específico – Asegúrese de que sus metas y objetivos sean claro, conciso y específico para la tarea en cuestión.
  • Medible – Asegúrese de que sus metas y objetivos sean medibles para que sea obvio ver cuándo las cosas van por buen camino y, a la inversa, cuando las cosas están fuera de lugar y los problemas deben abordarse. Los objetivos medibles facilitan el desarrollo de los hitos que utilizará para realizar un seguimiento del progreso del proyecto e identificar una fecha razonable para su finalización o cierre.
  • Alcanzable – Es importante que cada proyecto tenga una meta de "alcance" . Alcanzar este objetivo significaría un proyecto excepcional que supera con creces las expectativas. Sin embargo, es importante que el objetivo principal del proyecto sea alcanzable, por lo que la moral se mantiene alta y el trabajo se realiza con tiempo y recursos de sobra.
  • Relevante – Asegúrese de que todos sus objetivos sean directamente relevantes para el proyecto y aborden los alcance dentro del cual está trabajando.
  • Basado en el tiempo – Los plazos y las fechas específicas deben ser el núcleo de todas las metas y objetivos. Esto ayuda a mantener el proyecto en marcha y garantiza que todos los miembros del equipo del proyecto puedan gestionar el trabajo que tienen por delante.

Crear una propuesta de proyecto requiere tiempo y una consideración cuidadosa.

El tiempo invertido vale la pena, sin embargo, cuando gana ¡Ese próximo gran proyecto!

Las propuestas de proyectos son solo el primer paso en el proceso de planificación del proyecto. Una vez que se apruebe su proyecto, tendrá que solidificar el plan, asignar y administrar recursos, monitorear el proyecto y finalmente entregar sus entregables. Este proceso requiere un paquete de software de gestión de proyectos flexible, dinámico y sólido. ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que ayuda a todos los miembros de su equipo a colaborar y gestionar este proceso en tiempo real. Pruebe nuestro software galardonado con esta prueba gratuita de 30 días.

Esta publicación se actualizó el 11 de noviembre de 2020

You Might Also Like

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>