Agile Project Management, Gestión de Proyectos

Cómo hacer una línea de tiempo en 5 pasos (incluye Timeline Maker)


Los plazos son la columna vertebral de cualquier proyecto. Son una herramienta visual increíblemente útil que establece sus tareas en orden cronológico. Esto ayuda a los gerentes a crear horarios, priorizar el trabajo y organizar tareas.

En otras palabras, le ayudan a definir la duración del proyecto de principio a fin. Todas sus tareas deben completarse dentro del período asignado, y el presupuesto que acuerde financiará el esfuerzo.

Pasos para hacer un cronograma

Hacer un cronograma del proyecto es el punto de partida de la planificación del proyecto, y es fácil crea tu propio. Siga los pasos a continuación para comenzar a planificar su cronograma, luego desplácese más para ver qué herramientas de gestión de proyectos pueden llevar su cronograma al siguiente nivel.

1. ¿Cuál es el objetivo de la línea de tiempo?

El primer paso para crear su línea de tiempo es determinar el alcance del proyecto. Esto significa esbozar qué entregables va a producir a lo largo del proyecto y termina con el entregable final.

2. Establezca lo que necesita para alcanzar esa meta

Cada entregable representa un hito para su línea de tiempo. Los puntos entre ellos son las tareas que se necesitarán para crear ese entregable. Para asegurarse de tener una lista completa de todas sus tareas, use una estructura de desglose del trabajo, que es un diagrama de árbol con su entrega final en la parte superior y todos los pasos que conducen a ella.

3. Evalúe esa lista de elementos

A continuación, revise cada una de las tareas que ha recopilado y pregúntese: ¿logran el objetivo? ¿Son lo suficientemente específicos? Así es como usted prioriza su trabajo y determina qué es esencial y qué podría dejarse de lado si el tiempo y los costos limitan su esfuerzo.

4. Agregar fechas a la línea de tiempo

Cada tarea debe tener una duración y, juntas, todas deben ajustarse al marco de tiempo de su línea de tiempo o proyecto. Por lo tanto, es fundamental que haga todo lo posible para estimar cuánto tiempo llevará cada tarea. Hay varias formas de obtener una mayor precisión, desde su juicio personal hasta datos históricos y análisis estadístico.

5. Cree una línea de tiempo en papel o con software

Finalmente, está listo para trazar su línea de tiempo. Tienes todos los elementos y se pueden ensamblar de forma simple o digital con software. Ambos tienen pros y contras, pero para la mayoría de los directores de proyectos que se ocupan de proyectos que responden constantemente a los cambios, el software es más eficiente.

Ejemplos de Timeline Maker

Si está buscando una solución de software, hay muchos productos de diversas características, desde rudimentarias hasta complejas. Aquí hay algunos para probar, algunos gratuitos y otros de pago.

Preceden

Un creador de línea de tiempo ligero y gratuito que funciona rápidamente para crear líneas de tiempo coloridas. Esta herramienta basada en la web le permite crear y compartir una línea de tiempo. Puede crear una línea de tiempo con hasta 10 eventos en la versión gratuita, pero se requiere pago para crear más que eso.

Hojas de cálculo de Google

Hojas de cálculo es la versión de Google de una hoja de cálculo. Te permite crear, editar y colaborar de forma gratuita, todo lo que necesitas es una cuenta. Pero no se presta a proyectos más grandes. Hay cuatro plantillas, pero puede crear plantillas personalizadas si está dispuesto a dedicarle tiempo.

TimelineMakerPro

Un creador de líneas de tiempo fácil de usar diseñado para empresas. Puede adjuntar archivos de apoyo, lo cual es un activo útil. Puede importar datos y guardar líneas de tiempo en una variedad de formatos diferentes. No es gratis, pero puede realizar una prueba de 14 días para ver si es adecuado para usted. Sin embargo, las líneas de tiempo gratuitas tienen marcas de agua.

Diagrama de Gantt frente a línea de tiempo

Las líneas de tiempo son geniales, pero tienden a ser un callejón sin salida. Puede configurar el cronograma para su proyecto, pero luego no tiene un puente para vincular el cronograma a sus herramientas generales de administración de proyectos. Por lo tanto, las líneas de tiempo se sienten limitadas sin importar cuántas campanas y silbidos ofrezcan.

Puede ser más útil crear su línea de tiempo en un diagrama de Gantt, que es otra herramienta visual que tiene una hoja de cálculo en un lado y una línea de tiempo en el siguiente. . Es como una línea de tiempo con los esteroides, que te ayuda a superar todos los obstáculos que podrías haber encontrado al usar solo una línea de tiempo.

La gran diferencia entre estas dos herramientas visuales son los datos. Ambos detallan la secuencia de tareas a lo largo del tiempo, pero Gantt puede agregar más información, como quién es responsable de ejecutar las tareas, si alguna tarea tiene dependencias e incluso establecer hitos para dividir el proyecto más grande en fases más pequeñas y manejables. [19659002] Una línea de tiempo con información limitada frustrará a cualquiera que esté administrando un proyecto. Un diagrama de Gantt, por otro lado, es una herramienta visual con una línea de tiempo que se creó para responder a todas las necesidades relacionadas con la construcción de un programa y plan de proyecto.

Uso de ProjectManager.com para hacer una línea de tiempo en un diagrama de Gantt [19659004] ProjectManager.com es una herramienta galardonada que organiza sus tareas en planes de proyectos. Se puede acceder al software basado en la nube en cualquier lugar y en cualquier momento con una conexión a Internet. Es su ventanilla única para todas sus necesidades de gestión de proyectos, comenzando por hacer un cronograma.

Hay varias formas de comenzar. Puede importar su lista de tareas desde una hoja de cálculo, agregarlas directamente al diagrama de Gantt o usar una de las muchas plantillas específicas de la industria para ayudarlo.

Puede crear subtareas, que son tareas más pequeñas que forman parte de una tarea mayor. Una vez que haya recopilado todas sus tareas, debe estimar su duración. Cuando cada uno tiene una fecha de inicio y finalización, aparecerán en la línea de tiempo en el lado derecho de la pantalla.

Ahora tiene una línea de tiempo y puede personalizarla con colores para que sea fácil de diferenciar. También hay una herramienta de hitos, que se utiliza para marcar el final de una fase y el comienzo de otra. Está representado en su línea de tiempo por un ícono en forma de diamante. Los hitos también se pueden usar para anotar fechas de vencimiento de proyectos importantes.

 hitos indicados en el diagrama de Gantt con el icono de un diamante

Aquí es donde el diagrama de Gantt deja las líneas de tiempo en el espejo retrovisor. Hay algo llamado dependencias, lo que simplemente significa que algunas tareas no podrán comenzar o terminar hasta que otra haya comenzado o terminado, y si no identifica estas tareas dependientes, pueden generar cuellos de botella que impiden que su equipo sea productivo.

Pero conectar tareas dependientes es tan fácil como arrastrar una a la otra. Ahora están vinculados con una línea de puntos en su Gantt para que no se le acerquen sigilosamente.

 Las tareas dependientes están vinculadas en un diagrama de Gantt

Un diagrama de Gantt es una mejor línea de tiempo, pero lo que lo hace indispensable para La gestión de un proyecto es la forma en que se integra en todas las demás herramientas de nuestro software. Por ejemplo, puede asignar miembros del equipo a tareas desde Gantt, adjuntar archivos, agregar direcciones, establecer etiquetas para prioridad y más. Incluso puede hacer un seguimiento de su progreso por la cantidad de sombreado en la barra de duración.

Otra cosa que los cronogramas no pueden hacer es actualizar a sus partes interesadas. Una hoja de tiempo puede darles un resumen de lo que pretende hacer con su cronograma, pero podemos generar informes con un solo clic que son fáciles de filtrar y compartir, mostrando datos detallados sobre el progreso, el estado general del proyecto y mucho más.

 filtre solo lo que desea ver al generar informes

ProjectManager.com toma su cronograma y lo convierte en un software de administración de proyectos completamente cargado para ayudarlo a planificar, monitorear e informar sobre cada fase de su proyecto. Varias vistas de proyectos brindan a los equipos tableros kanban para visualizar su carga de trabajo y Gantts para que los gerentes controlen los horarios. Use listas de tareas para administrar su propio trabajo. Hay más, así que ¿por qué no realizar esta prueba gratuita de 30 días y ver cómo todas nuestras funciones pueden ahorrarle tiempo y dinero?

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