Stakeholders

Cómo lidiar con situaciones desafiantes que involucran a partes interesadas • Guía de la niña para la gestión de proyectos


Este es un artículo invitado de Christine Unterhitzenberger.

La mayoría de los gerentes de proyecto habrán experimentado una situación en la que han encontrado que una parte interesada es realmente difícil. Esto a menudo causa estrés y es un desafío para los gerentes de proyecto encontrar formas de lidiar con eso.

Un estudio reciente de la Dra. Clara Cheung y sus colegas descubrieron que los gerentes de proyecto experimentan niveles de estrés particularmente altos con respecto a sus relaciones laborales. Por lo tanto, estábamos interesados ​​en investigar por qué este es el caso y cómo los gerentes de proyecto pueden lidiar más efectivamente con estas situaciones.

Mis colegas y yo realizamos un estudio de investigación exhaustivo (que se puede encontrar aquí). En este artículo, compartiré algunos de nuestros hallazgos clave.

No hay tal cosa como un "actor difícil"

Curiosamente, encontramos que no existe tal cosa como un "actor difícil". Las partes interesadas a veces simplemente son etiquetadas como "difíciles" y posteriormente su estado como "parte interesada difícil" es aceptado por el equipo del proyecto.

Sin embargo, descubrimos que este no es el caso en general, casi ningún actor es simplemente "difícil"

Lo que sucede en cambio es que crean situaciones que son desafiantes para el gerente del proyecto. Estas situaciones incluyen:

  • cuestiones relacionadas con la gobernanza (por ejemplo, falta de respuesta, ausencia de relaciones laborales acordadas)
  • falta de experiencia técnica
  • actitudes hacia el proyecto y los miembros del equipo del proyecto
  • expectativas y comprensión (por ejemplo, falta de comprensión del trabajo del proyecto)
  • el ambiente de trabajo (p. ej., forma de comunicación).

Y, lo que es más importante, generalmente hay una razón para por qué ocurren estas situaciones difíciles, y al conocer y comprender el fuente de la difícil situación, un gerente de proyecto puede establecer cómo lidiar con ella de manera más efectiva.

Fuentes de situaciones desafiantes

Encontramos que el entorno del proyecto juega un papel crucial en la creación de situaciones desafiantes que involucran a los interesados ​​para los gerentes de proyecto y que los gerentes de proyecto a menudo pueden tomar medidas activas para influir y mejorar esto.

El entorno estructural

En primer lugar, el entorno estructural, es decir, la organización, los participantes, los objetivos y la gobernanza pueden crear situaciones desafiantes.

Ejemplo: Si una parte interesada se pasa por alto en el análisis inicial y se involucra demasiado tarde, el las solicitudes que presentan o la forma en que intentan formar parte del equipo del proyecto pueden hacer que se las perciba como "difíciles". En realidad no lo son. Crean una situación desafiante debido a la participación tardía en el proyecto, que debe abordarse.

El entorno social

En segundo lugar, el entorno social puede ser una fuente de situaciones desafiantes. El entorno social se refiere a las redes e interacciones en términos de cómo los participantes del proyecto se tratan entre sí.

Se trata de cómo se construyen las relaciones interpersonales y cómo la comunicación se adapta a los diferentes grupos de partes interesadas.

Características de las partes interesadas [19659018] En tercer lugar, las características de los interesados ​​y los rasgos de personalidad pueden crear situaciones desafiantes. Esta fuente no está relacionada con el entorno del proyecto y es sobre la cual el gerente del proyecto tiene el menor control.

En algunos casos, se producen enfrentamientos donde hay una desalineación entre las personalidades, su posición e importancia como parte interesada y es importante reconocer esto.

El impacto de situaciones desafiantes

Estas situaciones desafiantes pueden tener un doble impacto.

1. Pueden afectar el proyecto en términos de cumplir con los criterios u objetivos de éxito, lo que en última instancia podría conducir a que no se obtengan beneficios.

2. Afectan la salud y el bienestar de las personas involucradas.

Las situaciones difíciles pueden afectar al gerente del proyecto como individuo, ya que pueden tener un impacto en su papel, así como en su salud y bienestar. Esto puede llegar a temer perder el trabajo o ser reemplazado en un proyecto.

Menos dramático, pero no menos significativo, es el impacto en la salud y el bienestar, ya que las situaciones desafiantes pueden crear emociones como la frustración, la ira, el aislamiento. , defensa o amenaza.

Es importante destacar que el impacto de una situación desafiante que involucra a las partes interesadas puede ir más allá del proyecto individual y afectar a múltiples organizaciones involucradas en este proyecto en particular.

Aprender de situaciones desafiantes

Si bien siempre hay un impacto , no solo tiene que ser negativo. Nuestro estudio también encontró que las situaciones desafiantes pueden conducir al aprendizaje organizacional si se aprovechan adecuadamente.

Cómo lidiar con el impacto de situaciones difíciles en los proyectos

Entonces, la gran pregunta es: ¿Cómo manejan los gerentes de proyecto este impacto? [19659003] Encontramos que los gerentes de proyecto emplean estrategias de afrontamiento centradas en la emoción y para minimizar el estrés personal que perciben debido a situaciones desafiantes que involucran a las partes interesadas.

Estrategias enfocadas en el problema [19659018] Las estrategias enfocadas en problemas son esfuerzos para hacer algo activo para aliviar circunstancias estresantes.

Estrategias de afrontamiento enfocadas en emociones

Las estrategias de afrontamiento enfocadas en emociones involucran esfuerzos para regular las consecuencias emocionales de eventos estresantes o potencialmente estresantes.

¿Qué funciona mejor?

Se ha encontrado que las estrategias de afrontamiento enfocadas en problemas son más efectivas para abordar las fuentes de situaciones desafiantes. Los gerentes de proyecto a menudo utilizan métodos / herramientas / técnicas establecidas de gestión de partes interesadas, como la comunicación, la construcción de relaciones, la identificación de puntos en común o intervenciones críticas (por ejemplo, traer una nueva persona al proyecto).

Las estrategias de afrontamiento centradas en la emoción pueden ser menos efectivas para abordar la fuente y podría conducir a un alivio a corto plazo, pero nuestra investigación mostró que los gerentes de proyecto también los emplearon con frecuencia.

Los gerentes de proyecto a menudo usan su red personal y profesional para compartir experiencias de situaciones que perciben como estresantes. para hacer frente a las emociones resultantes. También reflejan y autovalidan o desahogan y confrontan.

Los gerentes de proyecto califican la salud del proyecto por encima de la suya

Curiosamente, descubrimos que los gerentes de proyecto a menudo están más preocupados por la salud y el bienestar del proyecto que por el suyo. salud y bienestar.

Los gerentes de proyecto deben rendir cuentas a las partes interesadas por el resultado de un proyecto y utilizan recursos y competencias personales para cumplir con esta responsabilidad. Esto a veces va en detrimento de su propia salud y bienestar y una posible explicación de los altos niveles de estrés con respecto a las relaciones laborales que se encuentran en el estudio.

Los gerentes de proyecto emplean estrategias de afrontamiento personales y estrategias de afrontamiento de proyectos. Los gerentes de proyecto se centran en cómo el proyecto puede hacer frente mejor a la situación desafiante que involucra a las partes interesadas y abordar la organización del proyecto, buscar apoyo externo o incluso transmitir el papel si encuentran enfrentamientos de personalidad.

Para concluir …

Al comprender la razón Por qué los interesados ​​son percibidos como "difíciles", los gerentes de proyecto pueden desarrollar estrategias más efectivas para lidiar con las situaciones resultantes a nivel personal y de proyecto.

Incluso si una situación desafiante no tiene un impacto directo en el rol del gerente de proyecto o bienestar, pero solo afecta el proyecto, todavía emplean estrategias personales de afrontamiento y viceversa. Esto significa que si una situación desafiante que involucra a una parte interesada impacta negativamente en el proyecto, el gerente del proyecto se siente afectado por ella y percibe la necesidad de lidiar con esa situación también a nivel personal.

Llegaríamos a la conclusión de que la gestión de la parte interesada es un actividad desafiante para los gerentes de proyectos y que se deben establecer marcos de apoyo apropiados para permitir que el gerente del proyecto explote por completo las herramientas y técnicas de gestión de las partes interesadas.

No existe una guía simple sobre cómo tratar con las "partes interesadas difíciles".

A 'actor interesado difícil' es una construcción compleja enraizada en el entorno del proyecto o en las características de los interesados. Solo entendiendo por qué se percibe que una parte interesada es "difícil" se pueden desarrollar estrategias de afrontamiento apropiadas.

La base para identificar estrategias apropiadas es el conocimiento y la experiencia en la gestión general de partes interesadas con sus herramientas / técnicas y métodos asociados.

Clave conclusiones

  • No existe una parte interesada difícil: solo situaciones desafiantes que involucran a las partes interesadas.
  • Las situaciones desafiantes son un riesgo tanto para los objetivos y resultados del proyecto como para la salud y el bienestar del equipo del proyecto.
  • Los gerentes de proyecto emplean a gama de estrategias centradas en la emoción y el problema para hacer frente a situaciones difíciles y personas percibidas como desafiantes.

Lea el trabajo de investigación

Unterhitzenberger, C., Wilson, H., Bryde, D., Rost, M . & Joby, R. (2020) El desafío de las partes interesadas: lidiar con situaciones desafiantes que involucran a las partes interesadas. Planificación y control de la producción DOI: 10.1080 / 09537287.2020.1776907

No dude en ponerse en contacto con [email protected] si desea obtener una copia del documento completo.

autor

La Dra. Christine Unterhitzenberger es profesora asociada de gestión de proyectos en la Universidad de Leeds. Trabajó durante casi 10 años en la industria antes de unirse a la academia en 2016. Su investigación se centra en los aspectos psicosociales de la gestión de proyectos y está interesada en comprender las relaciones entre las personas que trabajan en entornos de proyectos.

Es Editora de Departamento del Proyecto Management Journal y ha publicado su trabajo en las principales revistas académicas de gestión de proyectos. Actualmente es Presidenta del Grupo Asesor de Investigación de la Asociación para la Gestión de Proyectos (APM) y también es miembro de su Comité de Normas Profesionales y Conocimiento.

Reconocimiento

El estudio de investigación que se informó aquí fue amablemente apoyado por el Fondo de Investigación APM. También me gustaría agradecer a mis coautores de este estudio sin los cuales el trabajo no hubiera sido posible.



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