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Cómo utilizar un sistema operativo de trabajo para sobrecargar su gestión de proyectos


¿Alguna vez has querido una superpotencia? ¿Quizás el poder de mirar a través de las paredes de la sala de reuniones? ¿O para teletransportarse entre ubicaciones para apoyar a su equipo virtual?

Personalmente, me conformaría con saber lo que estaba haciendo mi equipo sin tener que perseguirlo constantemente, tal vez sea una especie de superpotencia para leer la mente.

No es necesario una superpotencia para potenciar tu proyecto. No necesita ser un lector mental para saber en qué están trabajando los miembros de su equipo. Solo necesita sistemas decentes y modernos que lo ayuden a hacer su trabajo de manera más efectiva.

¿Qué es un sistema operativo de trabajo?

Un sistema operativo de trabajo (sistema operativo de trabajo) es una herramienta de administración de trabajo en línea que le permite trabajar de la manera que usted

Hoy en día, los equipos necesitan soluciones flexibles que le permitan administrar el trabajo de proyectos y no proyectos en la misma herramienta, al mismo tiempo, con flujos de trabajo rápidos que eliminan las tareas domésticas.

Un sistema operativo de trabajo es la forma de hacer tu trabajo, sea cual sea ese trabajo. Es un centro que conecta equipos, gerentes, su trabajo y las herramientas que normalmente usan. Si quieres saber qué está pasando con tu proyecto, puedes echar un vistazo y todo está allí.

Proyectos complejos necesitan herramientas robustas

Uno de mis clientes de mentoría y pasé algún tiempo recientemente tratando de resolver qué La tecnología sería lo mejor para su negocio. Se inclinaba hacia monday.com porque el ágil líder del proyecto en su empresa quería usarlo.

 monday.com

Pero como alguien que trabaja en proyectos predictivos, le resultaba difícil alejarse de las herramientas impulsadas por Gantt que había entrenado para usar toda su carrera.

El desafío que veo regularmente aquí, incluso de ese individuo, es que les gustan las herramientas que usan, no quieren aprender otra. y no quiero renunciar a algunas de las características en las que han llegado a confiar en los gráficos de Gantt.

Mi amor por los gráficos de Gantt es un poco controvertido. Hay una escuela de pensamiento que dice que administras el tiempo de las personas, no "el proyecto". Para mí, eso es semántica. El proyecto solo se entrega a través del tiempo que las personas dedican a las cosas correctas.

Puede trabajar en un entorno donde ambas cosas son ciertas: las personas son su recurso más impredecible y ayudarlas a administrar su tiempo es esencial, y el trabajo que realizan la necesidad de hacerlo aún debe visualizarse a gran escala para que todos tengan una visión general. Cuando trabajas en una construcción a gran escala o en un proyecto de varias fases, a veces un diagrama de Gantt te ayuda a hacerlo.

No me malinterpreten: también me encantan mis gráficos Kanban, y algunas herramientas de SO de trabajo proporcionan un Kanban ver para cuando lo necesite! Solo los uso para diferentes tipos de trabajo.

Debería haber espacio en el lugar de trabajo para todos nosotros, y para todos los tipos de trabajo; de hecho, ese es exactamente el punto que los sistemas modernos de SO de trabajo están tratando de hacer. [19659002] De vuelta a mi cliente. Al final, nos inclinamos hacia una solución híbrida: el sistema operativo de trabajo monday.com, integrado siempre que sea posible con las herramientas que ya usaba. Monday.com se integra con Trello, Jira, Google Drive, Todoist y más.

Cuando necesitaba usar un diagrama Gantt de grado empresarial para proyectos que lo demandaban, podía hacerlo fuera del sistema operativo de trabajo e integrar los resultados en monday.com.

Hacer uso de integraciones y automatizaciones entre herramientas significa que puede crear su propio conjunto de software perfecto, minimizando la necesidad de ingresar datos en dos ocasiones.

Facilitándolo para su equipo

Como gerente de proyecto, una de mis funciones es facilitar que mi equipo haga su mejor trabajo. Elimino los obstáculos y los protejo de la molesta política de la oficina. Me ocupo del conflicto con las partes interesadas, dejándoles que bajen la cabeza y comiencen a terminar sus tareas. Las herramientas que elijo usar tienen un impacto directo sobre si trabajar en mis proyectos es fácil o no.

Por ejemplo, en un proyecto creé mini-líneas de tiempo para cada flujo de trabajo en una hoja de cálculo. Cada propietario del flujo de trabajo obtuvo su propia hoja de cálculo del trabajo que tenían que hacer, con fechas en las que el trabajo tenía que hacerse (habían establecido sus propias fechas; simplemente las escribí). Lo encontraron muy fácil. Sabían exactamente lo que tenían que hacer y cuándo acudiría a ellos para recibir actualizaciones.

Por otro lado, me resultó muy difícil. Tuve que mantener seis hojas de cálculo diferentes, cada una personalizada para el individuo. Luego tuve que actualizar mi software maestro de gestión de proyectos con actualizaciones, cambios en los plazos, etc. Hable sobre una sobrecarga administrativa.

En otro proyecto, decidí que haría que todos usaran nuestra herramienta de gestión de proyectos completa. Podrían entrar, actualizar sus acciones, tareas, rastrear su tiempo, informar sobre riesgos, etc., por sí mismos.

Basta con decir que el enfoque no funcionó tan bien.

Creo que una persona inició sesión en una vez Fue demasiado para ellos. Por supuesto que lo fue. Era una herramienta que usaba todos los días que nunca habían visto antes y que no tenía ninguna inclinación a usar. No fue fácil para ellos.

Lo mejor de las herramientas de SO de trabajo moderno es que no tienes que hacer ninguna de esas cosas. Mis colegas podrían haber gestionado su trabajo en el sistema operativo de trabajo directamente y las integraciones inteligentes podrían haber eliminado sus actualizaciones en mi herramienta de gestión de proyectos.

La tecnología está ahí para hacer esto hoy: tiene la flexibilidad de poder utilizar su gestión de proyectos herramientas para las partes que desea y utilice las características de colaboración del sistema operativo de trabajo cuando sea apropiado, al igual que el resto de sus colegas.

Cuando todos usan el mismo sistema operativo de trabajo para su proyecto y trabajo de rutina, no hay aprendizaje curva porque todos ustedes están en la herramienta todos los días de todos modos. Los miembros de su equipo de proyecto no tienen que hacer nada diferente para acceder a las actualizaciones, tareas, documentos o chat de su proyecto. Todo está ahí.

Y cuando desee calcular el paso hacia adelante y hacia atrás y la ruta crítica, puede saltar a la herramienta de diagrama de Gantt que elija para hacerlo, porque, seamos sinceros, usted es el único quien lo mira de todos modos.

 tomando el té

Administrando el equipo

La característica más fuerte de un sistema operativo de trabajo es la forma en que hace posible que los equipos trabajen juntos. Crea autonomía. Las personas tienen la libertad de hacer su trabajo de manera alineada e informada.

Es fácil adaptar un proceso, crear un nuevo flujo de trabajo o ajustar lo que ya tiene. Cuando puede editar sus sistemas sin necesidad de codificación, cualquiera puede tomar la iniciativa para la mejora continua del proceso.

Pero más que eso, el trabajo se hace. Usted ha reclutado personas brillantes para el equipo del proyecto, ahora permítales seguir adelante y resolver problemas y enfrentar desafíos.

Cuando es fácil para ellos hacer su trabajo, es fácil para usted, el gerente del proyecto, hacer el suyo también. . No más perseguir actualizaciones de estado (¡sí!) Porque su progreso es transparente para usted. No más cortar y pegar para crear informes de gestión, ya que los paneles de control personalizados muestran la información que sus tomadores de decisiones necesitan saber.

Puede enfocarse en liderar el equipo y administrar el trabajo hacia una conclusión exitosa.

Ahora tengo descifré el código para sobrealimentar mis proyectos sin necesidad de ser un lector mental, puedo trabajar en mis otras superpotencias.

¡Estoy pensando que la telequinesis podría ser buena, por lo que puedo actualizar mi sistema operativo de trabajo solo con mis pensamientos! ¿Cuál sería su superpotencia de gestión de proyectos?

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