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GanttPRO Review + Mini Tutorial • Guía de la niña para la gestión de proyectos


Esta es una revisión del software GanttPRO utilizado en marzo de 2020. He sido compensado por mi tiempo en la preparación de esta revisión, pero todas las vistas son mías.

¿Está buscando una herramienta en línea que ofrezca poderosas plantillas de gráficos Gantt y ¿Todos los otros bits que necesita para la colaboración, como el intercambio de archivos, la exportación y la gestión de recursos? GanttPRO podría ser la solución para usted.

Siga leyendo …

(Divulgación completa: me compensaron por mi tiempo en la preparación de esta revisión, pero las opiniones expresadas son mías y esta es una revisión / tutorial honesto de cómo encontrado.)

Información general

Nombre: GanttPRO

Proveedor: XB Software, Inc

Opciones de alojamiento: Solución en línea (escritorio) solamente. La aplicación móvil está en desarrollo.

Idiomas: Inglés, ruso, español, alemán y portugués.

Costo: No hay un plan gratuito (aunque hay una versión de prueba gratuita). Los precios comienzan en $ 8.90 por mes por usuario para equipos con más de 5 usuarios. También hay un plan 'individual' si eres el único gerente de proyecto que necesita una solución de gráficos de Gantt, y eso es $ 15 por mes.

Primeras impresiones

El poder de GanttPRO es, como has adivinado por el nombre – en el diagrama de Gantt.

Primeras impresiones: es realmente bueno.

Tiendo a comparar cosas con Microsoft Project porque esa es la herramienta que mejor conozco y he usado durante años. Dicho esto, me califico como un usuario "normal" de MSP porque no uso muchas de las funciones avanzadas de seguimiento de costos, etc.

GanttPRO es bueno para Microsoft Project. Disfruté usarlo, y es fácil. Si ha utilizado cualquier otro planificador de proyectos de diagrama de Gantt, podrá elegirlo con una pequeña curva de aprendizaje.

Crear un diagrama de Gantt

Cree un nuevo proyecto y establezca la duración que desea trabajar con. El paso Duración le da la opción de establecer horas, días, semanas o meses. Luego, establezca sus días y horas de trabajo, para que pueda darle a su equipo un generoso descanso para almorzar si lo desea.

Una vez hecho esto, verá la vista de diagrama de Gantt.

Jerarquía de tareas

El nivel más alto en su proyecto El diagrama de Gantt es un subproyecto. Esto podría representar un flujo de trabajo, un grupo de tareas o literalmente un subproyecto, si está planeando un programa.

En virtud de eso, puede agregar tareas, y el menú adicional "tres puntos" le permite agregar subtareas infinitamente. Haga clic en Entrar para agregar otra tarea, o agregue una tarea entre hermanos en el mismo nivel en el que se encuentra actualmente.

Puede arrastrar y soltar cualquier cosa en el diagrama de Gantt incluso a las tareas de sangría / sangría. 19659012] Cada tarea tiene tres iconos:

Información: Contiene el nombre y la descripción de la tarea. Puede usar la descripción como una forma de comunicar información clave a otros usuarios, ya que puede desplazarse sobre la tarea y ver esa información emergente. Personalmente, no me gustaría depender de nadie que esté flotando para obtener información crítica, pero estoy seguro de que podría encontrar algún uso para ese campo.

Configuración: Contiene parámetros básicos de la tarea (inicio / fecha de finalización, prioridad, estimación). Puede forzar una fecha límite de una fecha determinada. Eso muestra un icono de fuego en el diagrama de Gantt.

Es una forma muy visual de ver una fecha fija. El ícono de fuego no afecta la programación; su tarea aún puede llegar tarde. Pero tan pronto como llegue a la fecha límite, el diagrama de Gantt le muestra un mensaje que dice que su tarea está atrasada.

Me encanta esta característica, ¡qué gran manera de mostrarle a las personas el impacto de la entrega tardía!

El icono de configuración también ofrece su información sobre dependencias, estado (abierto / cerrado, etc.), duración, tipo (tarea / hitos) y archivos adjuntos de tareas (que puede agregar desde el escritorio, arrastrar y soltar, o agregar desde Google Drive o One Drive). [19659003] Eliminar: Si desea eliminar la tarea.

Crear dependencias

Es fácil crear una dependencia en GanttPRO. Puede hacerlo desde la configuración de la tarea o arrastrar y soltar las tareas juntas en el diagrama de Gantt.

Puede establecer un retraso si es necesario. Y puede usar los 4 tipos de dependencia clásicos, lo cual es bueno. He visto herramientas simples que no permiten retrasos o algunos de los tipos de dependencia, p. FF.

Notificaciones

Puede ver las notificaciones que ha recibido desde el menú de notificaciones y también tiene la opción de enviar por correo electrónico y enviar notificaciones (solo mostrar cuando está en la herramienta).

Puede etiquetar las personas en tareas comentan con @ y eso marca una notificación. También puede personalizar las notificaciones, muy importante si está tratando de gestionar la sobrecarga de información.

También puede configurar una notificación para una fecha límite fija, para ayudarlo a controlar el plazo, enviándole un correo electrónico unos días después. avance (o siempre que desee recibir alertas sobre la próxima fecha límite de la fatalidad).

Hitos en GanttPRO

Es fácil agregar un hito en GanttPRO. Elija la opción en la lista de tareas o cambie el tipo de cualquier tarea existente.

Cambie el color de su hito haciendo clic en el cuadro de color junto al nombre del hito. Haría esto, porque el color del hito predeterminado es fucsia, y eso es un poco brillante para mis partes interesadas.

Columnas del diagrama de Gantt

Las columnas predeterminadas en el diagrama de Gantt son el nombre de la tarea, el cesionario y el estado.

Pero puede mostrar cualquiera de la larga lista de opciones.

¿Ve ese botón al final de la lista? Puede crear una columna de su elección con una gran variedad de opciones. ¡Creé una columna para mostrar el estado de RAG en la tarea, pero no hay opción para elegir Rojo! (Se lo comuniqué al equipo para que lo considerara como una mejora).

Los colores están bien, pero me encantaría un rojo para poder marcar hitos y tareas como vencidos o en riesgo.

Puede ordenar sus tareas por los filtros, por ejemplo Todas las tareas que son ámbar se pueden filtrar. ¡Y puedes guardar un filtro! Para que pueda crear filtros personalizados, p. para mostrar todos los hitos en riesgo para su informe mensual.

Gestión de recursos

Puede invitar a personas por correo electrónico. Según tengo entendido, deberá configurar a cada gerente de proyecto como administrador, ya que la función alternativa (un miembro) tiene derechos de edición limitados.

Los miembros solo pueden editar las tareas a las que han sido asignados, y pueden No cambie las fechas de inicio y finalización de la tarea. Es un papel limitado. No puedo pensar en nadie en mis equipos a quien quisiera dárselo, para ser honesto.

También existe el rol de "propietario" que actúa como administrador del sistema y tiene acceso a todos los proyectos e información de facturación. [19659003] También puede agregar recursos virtuales, que pueden ser:

  • Un recurso físico como un servidor o un equipo
  • Un tipo de rol como diseñador o probador
  • El nombre de una persona a la que desea asignar tareas pero no desea que inicien sesión en el software.

Los recursos pueden tener un costo asociado con ellos (si lo desea), p. ej. precio por hora o un costo fijo.

En la parte inferior del diagrama de Gantt puede ver un informe de carga de trabajo.

Los recursos se enumeran y puede ver sus horas programadas para trabajar por día. El rojo significa sobrecargado, el azul está subcargado y el verde muestra que los recursos están suficientemente asignados.

Puede crear calendarios personales para los recursos para permitir el tiempo de vacaciones o miembros del equipo a tiempo parcial, si intenta asignar personas a tareas. en esos días, el informe de la carga de trabajo se muestra en rojo (sin embargo, no impedirá que lo haga).

Seguimiento del esfuerzo y la duración

Puede hacer la duración y la planificación basada en el esfuerzo – genio. Entonces, la duración de la tarea puede ser de 1 semana, pero la estimación del esfuerzo es de 8 horas. La columna de costo se calcula en función de la estimación de esfuerzo (o costo fijo, si está utilizando un recurso con un costo fijo).

Dicho esto, he descubierto que hay un uso limitado para este tipo de seguimiento de costos en proyectos A menos que esté aplicando hojas de tiempo para rastrear las horas trabajadas reales, el seguimiento del presupuesto del tiempo de los recursos está plagado de dificultades.

En GanttPRO no hay forma de distinguir entre el tiempo facturable y el no facturable (puede configurar diferentes tipos de recursos genéricos y asignarlos). tareas facturables y no facturables para ellos (supongo).

De todos modos, esos problemas con el seguimiento del costo de las horas internas no son específicos de GanttPRO.

Seguimiento del tiempo

Puede realizar un seguimiento de las horas gastadas que crea un costo real. Hay un temporizador integrado en la aplicación, por lo que no tiene que depender de que las personas sigan su tiempo fuera de la aplicación y usted (o ellos) la copien.

El progreso se cambia manualmente en función del porcentaje completado. Eso afecta el costo fijo de un recurso de costo fijo. No estoy seguro de que sea una función útil para los recursos de costo fijo. Incluso si la tarea es de 6 horas y no 8 horas, un costo fijo es el costo fijo. Yo diría que se incurre en el costo tan pronto como se completa la tarea.

Sin embargo, mucha gente todavía realiza un seguimiento utilizando el porcentaje completado, por lo que si es importante para usted, la función está ahí.

Informes

Hay solo 2 informes: análisis de presupuesto y análisis de tiempo, los cuales dependen (obviamente) de los datos que ingrese.

No puede ver una vista de cartera de todos los proyectos en GanttPRO, por lo que no puede salir de la empresa o Informes de PMO. Esa no es una limitación restringida solo a GanttPRO: otras herramientas de diagrama de Gantt también tienen esa restricción. Es algo a tener en cuenta si existe la expectativa de que pueda hacer informes en todos los proyectos.

A partir de marzo de 2020, el equipo de GanttPRO está trabajando para agregar esta característica.

Integraciones de GanttPRO

Allí No hay muchas opciones de integración en este momento. Puede cargar archivos desde Google Drive o One Drive, y GanttPRO se integra con Jira. Puede exportar a Excel.

Eso es todo.

GanttPRO Billing

Hay una prueba gratuita de 14 días (no se necesita tarjeta de crédito) y luego deberá inscribirse en un plan pago. [19659003] La facturación de GanttPRO es anual para individuos, por lo que está vinculado a su suscripción durante todo el año. Los planes de equipo se pueden facturar mensual o anualmente. Sin embargo, tiene un precio muy competitivo. Y probablemente solo necesitará licencias pagas para sus gerentes de proyecto, ya que muchas de las personas que realizan tareas pueden crearse como recursos genéricos.

Kanban Board en GanttPRO

Si Gantt View no es para usted, cambie a Board Ver.

La vista de tablero por defecto es Abrir, En progreso, Hecho (por el cesionario) y Cerrado (por el primer ministro).

Líneas base

Puede guardar tantas líneas base como necesite. Active la línea de base y podrá ver la comparación con su horario actual, en el diagrama de Gantt y en las columnas (con las fechas originales / progreso, etc. mostrados en el informe).

Compartiendo sus planes con otras personas

Opción 1 : Exportar

Puede exportar como PDF, PNG, XML y Excel.

Puede administrar las columnas que va a exportar para que solo obtenga lo que necesita, lo cual es útil.

Opción 2: Público URL

Si no desea crear un documento, o si su agenda es demasiado larga para incluirla en un documento fácilmente, puede compartir una URL pública a su plan para que cualquiera la vea.

Puede controlar la información que se comparte: aplique un filtro para adaptar exactamente lo que desea mostrar. Por defecto, la URL es dinámica y mostrará la programación en tiempo real. Es una gran noticia para las partes interesadas que no quieren tener que usar un enlace diferente cada vez que ven el último estado en el cronograma.

Si solo desea proporcionar un momento fijo en la vista del tiempo, marque la 'instantánea' cuadro para compartir cómo se ve el cronograma en este momento.

Estas opciones para compartir enlaces son excelentes para el CTO o el ejecutivo que quiere evidencia de que hay progreso y quiere ver el diagrama de Gantt, pero no quiere que se entrometan con él.

Guardar como plantilla

Guarde el proyecto como una plantilla y luego marque para compartir la plantilla con su equipo para que puedan usar la plantilla.

Opciones de ayuda

Siempre me gusta ver las opciones de ayuda porque entonces sabes cuánto soporte tienes disponible si necesitas encontrar una función o hacer que algo funcione correctamente. Me impresionó la atención al cliente disponible para GanttPRO.

Hay enlaces al Centro de aprendizaje para videos de YouTube, etc. Cada cliente obtiene un administrador de cuentas, lo cual es excelente, y los administradores de atención al cliente están disponibles en línea para chat en vivo. [19659003] Si desea una herramienta con soporte robusto, GanttPRO cumple los requisitos.

GanttPRO vs Microsoft Project

GanttPRO es una alternativa en línea de Microsoft Project. Ya he confesado que no soy un usuario avanzado de MSP, pero las características que uso en él están replicadas en GanttPRO.

No pude encontrar nada de lo que quería hacer en GanttPRO que no pude, usando el Características estándar del diagrama de Gantt listas para usar.

En resumen …

GanttPRO es un producto sólido para administrar proyectos individuales, pero no sería adecuado para un equipo donde la PMO necesita ver informes consolidados, a menos que estén preparados para armar esto manualmente.

GanttPRO está dirigido a pequeñas y medianas empresas que necesitan el software Gantt con todas las funciones pero sin algunos de los complementos de otras 'agencias' como la facturación. Si le interesa tener la Vista del tablero para otros fines o sus proyectos más pequeños, o listas personales de tareas pendientes, eso también está ahí.

La curva de aprendizaje es pequeña, especialmente si tiene experiencia en el uso de otras herramientas de diagrama de Gantt.

I Me encantó el diagrama de Gantt, y es refrescante para una herramienta SaaS en línea tener un diagrama de Gantt tan robusto.

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