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La guía definitiva para los criterios de éxito de los proyectos • Guía para niñas sobre la gestión de proyectos


Me preguntan mucho sobre los criterios de éxito del proyecto; de hecho, es uno de los términos más buscados en este sitio. Así que pensé que ya era hora de juntar todos mis recursos en una guía definitiva para los criterios de éxito del proyecto.

Comencemos con una definición de los criterios de éxito del proyecto.

Cómo definir los criterios de éxito

Los criterios de éxito del proyecto son los estándares por los cuales el proyecto será juzgado al final para decidir si se ha ha tenido éxito a los ojos de las partes interesadas .

OK, me alegro de que hayamos solucionado eso. Ahora veamos por qué deberíamos preocuparnos por los criterios de éxito del proyecto.

¿Por qué son importantes los criterios de éxito del proyecto?

Las organizaciones no definen el fracaso. No documentamos cómo sabremos si un proyecto ha fallado, cómo se ve el fracaso, porque pensar en fallar no es una buena manera de motivar al equipo del proyecto cuando el trabajo acaba de comenzar.

La ​​ausencia de una definición formal de fracaso hace que sea incómodamente fácil para las partes interesadas internas y externas calificar los proyectos como un fracaso.

Piense en algunos de los proyectos que han aparecido en los titulares recientemente (en cualquier país). Los proyectos "fracasan" a los ojos de los medios de comunicación y las partes interesadas porque las personas tienen que adivinar cómo es el éxito.

¿Es la entrega a tiempo? ¿Se entrega dentro del presupuesto? Quizás esas dos cosas realmente no les importen mucho a las partes interesadas interesadas si obtienen un resultado de gran calidad y clientes satisfechos, que es más o menos el tema de mi libro, Gestión de proyectos centrada en el cliente.

 Gestión de proyectos centrada en el cliente [19659014] Gestión de proyectos centrada en el cliente

Las organizaciones exitosas eliminan las conjeturas de este proceso: definen cómo se ve el éxito, para saber cuándo lo han logrado. Si desea el éxito del proyecto, debe definir cómo se ve el éxito para su proyecto.

Quizás el presupuesto sea lo más importante para las partes interesadas, y la calidad pasa a segundo plano en el proyecto. Quizás la satisfacción del cliente es esencial, y no le importa cuántas horas extra tenga que trabajar el equipo para obtener ese resultado final.

Los criterios de éxito del proyecto son una gran herramienta para usar con las partes interesadas para generar participación.

(Para más herramientas para su trabajo de gestión de partes interesadas, obtenga este conjunto de plantillas de gestión de partes interesadas: todo lo que necesita para organizar y construir relaciones de trabajo exitosas con todos los miembros de su equipo.)

Puede usarlas para definir los objetivos y el seguimiento del proyecto progreso, y si sus partes interesadas dejan de preocuparse por sus criterios de éxito, tiene una señal de advertencia temprana de que debe hacer más para seguir manteniéndolos a su lado.

Los criterios de éxito del proyecto son los estándares por los cuales el proyecto será juzgado al final para decidir si ha tenido éxito o no a los ojos de las partes interesadas.

Cualquiera que sea el éxito, debe definirlo para que puede poseerlo. Hay dos tipos de criterios de éxito que deberá definir para su proyecto.

Dos tipos de criterios de éxito del proyecto

Entonces, ¿quiere saber cómo sabrá si su proyecto ha sido un éxito? Necesita identificar cómo es el éxito para usted y sus partes interesadas. Y la forma más fácil de hacerlo es intercambiar ideas con su equipo.

1. Criterios relacionados con la gestión de proyectos

Durante este proceso, probablemente encontrará criterios de éxito relacionados con la gestión del proyecto. Estos son los criterios de éxito a los que puede hacer referencia en las auditorías del proyecto o en la revisión posterior al proyecto.

Ayudan a enfocar su mente en el "negocio" de la gestión de proyectos y se relacionan con hacer bien el proyecto. Le ayudan a comprobar que está alcanzando todos los objetivos correctos y que está aplicando los estándares de gestión de proyectos de forma adecuada.

Ejemplos serían cosas como:

  • Celebrar una reunión de la Junta del Proyecto una vez al mes
  • Auditorías completas del proyecto de acuerdo con el calendario publicado por la Oficina del Proyecto
  • Asegurarse de que todas las hojas de tiempo se completen dentro de los plazos
  • Logre un 95% de cumplimiento en las revisiones de calidad del proyecto.

Por sí solos, estos criterios de éxito no son suficientes. Le ayudan a medir si está haciendo un buen trabajo, pero no si realmente está brindando algo útil a sus partes interesadas.

2. Criterios relacionados con los entregables

Su análisis de criterios de éxito también debe identificar los criterios de éxito del proyecto basados ​​en los entregables que están estrechamente vinculados al caso de negocio y la justificación detrás de hacer el proyecto.

Es difícil dar ejemplos razonables, ya que están estrechamente ligados a los resultados de su proyecto, pero debe apuntar a cosas como:

  • Lograr la implementación del software para todos los usuarios
  • Capacitar al 95% del personal dentro de los dos período de capacitación de una semana
  • Mejore la satisfacción del cliente en un 65% durante los primeros tres meses
  • Obtenga la acreditación del Centro de excelencia para el departamento de marketing.

Ya se hace una idea.

Entonces, para resumir:

  • Criterios de éxito de la gestión de proyectos: Relacionado con el trabajo profesional de ejecutar el proyecto, por ejemplo Producir y obtener aprobación para el documento de inicio del proyecto
  • Criterios de éxito del entregable del proyecto: Relacionado con las cosas entregadas como resultado del proyecto, p. Distribuya 6,000 folletos instructivos a los hogares en nuestra área objetivo

Cómo documentar sus criterios de éxito

Documente los criterios de éxito de su proyecto en una lista. Incluyo la lista en la Carta del proyecto o en el Documento de inicio del proyecto para que sea fácil de consultar.

Cada elemento de la lista debe incluir:

  • Nombre de los criterios de éxito
  • Cómo se va a medir
  • Con qué frecuencia se va a medir
  • Quién es responsable de medirlo

También puede capturar el resultado de las mediciones aquí si lo desea, o moverlo a otro documento de proyecto relevante. Personalmente, me gusta mantenerlos separados, pero no veo por qué no funcionaría tener todos sus registros en un solo lugar.

Documentar sus criterios de éxito también significa que puede lograr que las partes interesadas del proyecto se suscriban a ellos. Tenerlos claramente registrados hace que sea fácil consultarlos más adelante y no hay ambigüedad sobre lo que se propuso hacer.

Por supuesto, puede cambiarlos más tarde, agregar algunos más o quitar algunos si el proyecto evoluciona. Las cosas siempre cambian en los proyectos, así que no se preocupe si eso sucede.

Solo asegúrese de obtener el acuerdo de cualquier persona importante antes de cambiar los criterios de éxito; recuerde, lo que es importante para usted puede no ser lo mismo que lo que es importante para todas las partes interesadas.

Cómo medir los criterios de éxito del proyecto

Tiene dos opciones cuando se trata de medir los criterios de éxito del proyecto:

  • Discreto: Sí / No
    Hicimos o no hicimos algo
    Ejemplos: Proyecto entregado a tiempo, la empresa obtuvo la acreditación XYZ, nuevo sucursal abierta
  • Continua: medible en una escala
    Hicimos algo hasta cierto punto, dentro de un rango objetivo
    Ejemplos: mejorar los puntajes de satisfacción del cliente entre el 75% y el 100%, aumentar los ingresos entre un 8 y un 10 por ciento, cambiar el nombre de 15 a 20 oficinas en el cuarto trimestre.

Las mediciones continuas siempre incluyen la posibilidad de traducirse en objetivos discretos. Si la satisfacción del cliente era del 75 por ciento en mayo y el objetivo era del 60 por ciento, alcanzó el objetivo. Si era del 59 por ciento, no lo hizo.

La ​​supervisión de los beneficios en una escala continua es siempre mejor, ya que le permite realizar un seguimiento de los cambios durante un período de tiempo. Si el objetivo de satisfacción del cliente se alcanzó en mayo, es fantástico. Pero no se puede decir a partir de una medición de sí / no si fue mejor o peor que abril o cómo se ve la tendencia hacia junio.

Busque mediciones continuas siempre que pueda. Le brindan más flexibilidad y mayores opciones para el futuro, en caso de que las necesite. Básicamente, cuantos más datos tenga acceso, mejor será su toma de decisiones.

Rendimiento de referencia

Es fantástico saber cómo va a medir los criterios de éxito en el futuro, pero ¿cómo lo está haciendo hoy?

Si desea capturar información de tendencias, debe tomar una línea de base del desempeño actual tan pronto como pueda, preferiblemente tan pronto como haya establecido los criterios de éxito.

El problema es que al comienzo de un proyecto normalmente hay tantas cosas que hacer que el desempeño actual de referencia pasa a un segundo plano para hacer mejoras y generar cambios.

Aún así, tómese un tiempo para ello, o tendrá un trabajo más duro luego determinar si su proyecto ha marcado la diferencia. Es fantástico saber que ahora está devolviendo la llamada a los clientes en 20 minutos, pero si no sabe cuál era el tiempo de devolución de la llamada antes de que se implementara el proyecto, es muy posible que haya empeorado la situación, simplemente no puede saberlo. [19659007] Una línea base de desempeño le permite identificar las diferencias de desempeño en el mundo posterior al proyecto relacionadas con las cosas que considera medidas importantes: los criterios de éxito de su proyecto.

Utilice los mismos cálculos y el mismo método de seguimiento para calcular su desempeño de línea de base que intenta hacer para medir sus criterios de éxito más adelante. De lo contrario, está introduciendo aún más variables en la mezcla; manténgalo simple.

¿Cuándo realizo un seguimiento de los criterios de éxito?

Tomará una referencia de rendimiento inicial tan pronto como pueda en el proyecto, como vimos anteriormente. Luego, debe calcular con qué frecuencia desea medir los criterios de éxito de su proyecto.

Cada criterio de éxito tendrá requisitos diferentes. Puede realizar un seguimiento de algunas una vez al mes, mientras que otras solo las medirá una vez más. Algunos no los rastreará con mucha frecuencia y luego, tan pronto como llegue a la entrega, es posible que los esté midiendo a diario (como los objetivos de calidad diarios o los tiempos de manejo de llamadas).

Para obtener ayuda sobre lo que debería informar con regularidad, mi curso de capacitación en línea sobre cómo redactar mejores informes de estado de proyectos lo guiará.

No es necesario realizar un seguimiento de los criterios de éxito relacionados con la gestión de proyectos a lo largo del tiempo, por lo que no es necesario generar una línea de base del desempeño actual. Una vez finalizado el proyecto o la tarea, debería poder decir con certeza si cumplió o no con los criterios y en qué medida.

¿Realizó esas reuniones de la Junta de Proyecto mensualmente? Yo espero que sí. Pero si no lo hizo, el proyecto ha terminado y, sinceramente, a nadie le importa.

Los verdaderos beneficios comerciales, por otro lado, con suerte durarán mucho más. Incluso un proyecto único como cambiar todas las bombillas de la oficina por otras de bajo consumo tiene beneficios duraderos. Los criterios de éxito podrían ser: "mantener los ahorros de electricidad en el 40 por ciento de los gastos anteriores durante tres años".

La ​​medición de estos a lo largo del tiempo debe entregarse al equipo de operaciones como parte de la transferencia del proyecto cuando se cierre el proyecto. No debe asumir la responsabilidad de realizar un seguimiento de los criterios de éxito (es decir, los beneficios del proyecto) a lo largo del tiempo.

Mientras se ejecuta el proyecto, informe sobre su progreso para celebrar los éxitos a medida que avanza. Y si no hay éxitos para celebrar, puede ajustar el enfoque de su proyecto para que cumpla con sus criterios de éxito.

Criterios de éxito del proyecto: el resumen

Para resumir:

  • Debe definir qué se ve el éxito como para su proyecto o no sabrá si lo ha logrado.
  • Los criterios de éxito miden lo que es importante para sus partes interesadas.
  • Documente los criterios de éxito y haga que todos estén de acuerdo.
  • Utilice mediciones continuas cuando sea posible .
  • Línea de base del desempeño de hoy para que sepa dónde está comenzando.
  • Realice un seguimiento según corresponda e informe sobre su progreso.

Lo siguiente

Una vez que haya resuelto los criterios de éxito, tenemos una pieza crucial del rompecabezas para sus partes interesadas.

Lo siguiente a considerar es cómo involucrar a las partes interesadas a lo largo de la vida del proyecto. Los mantendrá informados sobre el progreso y deberá crear un plan de comunicación para asegurarse de que todos obtengan la información que necesitan en todo momento.

Pin para lectura posterior:

 Descubra cómo evaluar el éxito de su proyecto revisando cómo se va a juzgar su proyecto



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