Agile Project Management, Gestión de Proyectos

¿Qué es la gestión del trabajo? Cómo administrar el trabajo de su equipo


La dirección de proyectos dedica mucho tiempo al trabajo que debe realizarse antes de que se pueda ejecutar cualquier proyecto. Investigar la viabilidad del proyecto, planificar su éxito, programar tareas, organizar recursos y elaborar un presupuesto son todos importantes.

Luego viene la fase de ejecución y, a menudo, gran parte de la atención del director de proyecto se centra en el seguimiento, seguimiento e informes sobre progreso y desempeño. Nuevamente, todos los aspectos importantes de la gestión de un proyecto. Pero no te olvides de tu equipo. Ellos son los que toman el concepto y lo actualizan con la ayuda de una buena dirección y las herramientas adecuadas de administración de equipos.

Aprovechar al máximo su equipo, asegurándose de que tengan los recursos necesarios para igualar su capacidad en un punto específico en el proyecto es clave para maximizar la productividad. Para crear esa estructura de flujo de trabajo óptima se requiere una metodología de gestión del trabajo.

¿Qué es la gestión del trabajo?

La gestión del trabajo es la intersección de los procesos de negocio y de equipo para estructurar el flujo de trabajo de modo que los equipos trabajen de manera más eficiente. Es una forma de administrar su equipo y la forma en que trabajan para que pueda aumentar la eficiencia.

Esto se puede aplicar al alcance del proyecto o la organización de las operaciones del proyecto. De cualquier manera, el objetivo es simplificar estos procesos para programar mejor las tareas, satisfacer las expectativas de las partes interesadas, administrar los recursos y evaluar el desempeño para mejorar aún más la productividad.

El ciclo de administración del trabajo comienza con la identificación de ese trabajo, su planificación y programación. y luego ejecutar el trabajo. Pero no termina ahí: el seguimiento es importante. Utilice el análisis para averiguar qué ayuda y qué no.

¿Por qué es importante la gestión del trabajo?

La respuesta obvia es que la gestión del trabajo es importante al igual que cualquier método de gestión: mejora el rendimiento. Todo lo que pueda hacer para que su equipo brinde calidad más rápido y con menos inversión financiera beneficiará al proyecto.

Un mejor desempeño es una de las razones de la administración del trabajo, que conduce a más entregables de calidad a tiempo y dentro del presupuesto. Pero la gestión del trabajo también agiliza los procesos no solo para mejorar su rendimiento, sino también para reducir las redundancias que consumen innecesariamente tiempo y dinero valiosos.

Los tableros Kanban pueden amplificar la administración del trabajo al crear flujos de trabajo y priorizar tareas – aprenda más .

Por eso las organizaciones de todo el mundo emplean la gestión del trabajo: reduce el desperdicio. Deshacerse de aquellas actividades que no sirven para nada crea mejores proyectos. Es así de simple.

Pero hay más que produce un plan de gestión del trabajo activo, como fomentar la colaboración en tareas para trabajar mejor juntos. La comunicación es el hilo conductor de todos los procesos de gestión de proyectos, por lo que una mejor comunicación forma parte de un programa de gestión del trabajo. Habla de colaboración, pero también de una dirección clara, por lo que las cosas no tienen que hacerse más de una vez.

Los elementos de la gestión del trabajo

La gestión del trabajo consiste en tomar muchas de las diferentes partes de la gestión de un proyecto a medida que relacionarse con el equipo e integrarlo en un sistema que impulse la productividad. Por lo tanto, la administración del trabajo toca muchos aspectos de la administración de proyectos.

Los elementos de la administración del trabajo se leen como las características de una poderosa herramienta de administración de proyectos. Incorporan administración de recursos, colaboración, administración de tiempo y tareas, elaboración de presupuestos, informes y más. En cierto sentido, la gestión del trabajo es el eje alrededor del cual giran todos estos radios. Si lo configura correctamente, obtendrá más de sus equipos.

Si bien es probable que los detalles sean diferentes según su organización, comparten algunos puntos en común. Para recopilar estos elementos dispares en un todo cohesivo, es necesario trabajar con todo el equipo del proyecto para obtener sus comentarios. Siga estos pasos:

  1. Identifique: Para administrar el trabajo, primero debe definir cómo, cuándo y de qué manera se realiza ese trabajo. Sea minucioso y preciso.
  2. Plan: Ahora viene el plan para determinar qué trabajo se debe hacer. Hacer una estimación de tiempo de cuánto tiempo llevará ese trabajo y los recursos involucrados.
  3. Programación: Tiene el trabajo planificado y una línea de tiempo, ahora tiene que crear un programa, ya sea diario o semanal, para definir el flujo de trabajo y responsabilidades.
  4. Completo: Finalice los pasos de su cronograma, priorizando el trabajo e incorporando cualquier colaboración que agregue a la productividad.
  5. Documento: Siempre haga un rastro en papel del proceso para capturar cualquier cosa aprendido y las comunicaciones involucradas en todo momento.
  6. Analizar: Finalmente, use la experiencia y la documentación para refinar sus procesos. La gestión del trabajo es un sistema que mejora continuamente.

Mejores prácticas para una gestión eficaz del trabajo

El secreto de un sistema de gestión del trabajo exitoso es no tenerlo definido rígidamente. Debe ser un proceso vivo que se revisa y renueva constantemente. En ese sentido, tenga en cuenta estos consejos al administrar el trabajo de su proyecto:

Transparencia

Los sistemas opacos son invernaderos que aumentan el resentimiento, erosionan la moral y sofocan la productividad. Es mejor ser abierto no solo con su plan, sino también con las razones detrás de él. Busque retroalimentación también, y tendrá un equipo más feliz, más creativo y responsable debido a la construcción de respeto mutuo.

Comunicación

La comunicación clara va de la mano con la transparencia. Si no se está comunicando bien, entonces está adoptando formas innecesarias. Ese postre de información florecerá con rumores e insinuaciones que seguramente corromperán su entorno laboral. La buena comunicación crea equipos colaborativos y productivos.

Comentarios

Para asegurarse de que sus comunicaciones sean sólidas, no puede simplemente hablar; tienes que escuchar. Ahí es donde entra la retroalimentación. Estar abierto a la retroalimentación genera confianza y retiene a los empleados, lo que conduce a una mayor productividad laboral. Hacer que todos se sientan parte integral del proceso y que se valoren sus opiniones.

Colaboración

Juntos podemos hacer más que solos es un cliché porque surge de una semilla de verdad. Darles a sus equipos las herramientas para colaborar mejor es un motor para una mayor productividad. También ayuda a solidificar los equipos y elevar la moral, lo que a su vez conduce a una mayor productividad. Es una situación en la que todos ganan.

Confianza

Puede darle a su equipo un plan y las herramientas para trabajar mejor, pero, finalmente, debe dejar que hagan su trabajo. Eso requiere mucha confianza de su parte porque mucho depende de los resultados. Sin embargo, si desea que su equipo confíe en usted, debe confiar en ellos. Fueron contratados por sus habilidades y experiencia. Déjelos trabajar.

Evite el agotamiento

Hemos insistido en el concepto de mejorar la productividad, por lo que es importante comprender que las personas no son máquinas. ¿Obvio? Sí, pero fácil de olvidar a medida que sigues estableciendo tus objetivos y luego empujas a tu equipo más lejos. Hacer eso sin vigilar el equilibrio entre el trabajo y el hogar es una receta segura para el agotamiento. Quema a tu equipo y ¿quién hará el trabajo? Lidere desde arriba y déles un buen ejemplo a seguir.

Cosas que se deben evitar al administrar el trabajo

No dejemos el agotamiento todavía. Porque realmente no es una práctica recomendada, sino un error en la gestión del trabajo. Hay otros errores que debe tener en cuenta con la gestión del trabajo. Repasemos rápidamente algunos.

Una cosa importante es que el gerente conozca a su equipo. Este es un proceso como todo lo demás y lleva tiempo, pero puede ser acelerado por actividades para romper el hielo o eventos sociales fuera del trabajo. Independientemente de cómo lo haga, cuanto mejor conozca a su equipo y ellos lo conozcan a usted, más información tendrá sobre la gestión de su trabajo.

Cuando desarrolle un sistema para la gestión del trabajo, comuníquelo con claridad. Debe ser directo y asegurarse de que todos tengan sus roles y responsabilidades definidos. No seas demasiado rígido ni demasiado flexible, encuentra el equilibrio adecuado. Pero lo más importante es asegurarse de que todos sepan lo que se supone que deben hacer. La confusión conduce a la interrupción del trabajo.

Otro problema es no abordar los problemas que surgen en el proyecto. Esto puede estar relacionado con el proyecto o con el personal. De cualquier manera, ignorar el problema no hará que desaparezca. Por el contrario, se enconará y crecerá, a menudo hasta el punto de interrumpir el trabajo. Haga frente a estas cosas rápidamente o sufra las consecuencias.

Cómo ProjectManager.com lo ayuda a administrar el trabajo

ProjectManager.com es una herramienta galardonada que organiza el trabajo para optimizar los procesos y aumentar la productividad. Está repleto de las características que necesita para elevar su proyecto y su equipo a niveles más altos de eficiencia.

Planifique sus proyectos en colaboración con nuestro diagrama de Gantt en línea. Todos pueden ser parte del proceso y una vez que recopile todas las tareas necesarias para alcanzar su entrega final, simplemente agregue la duración y completarán una línea de tiempo del proyecto.

 planifique el trabajo con diagramas de Gantt

Además, controle el flujo de trabajo rompiendo el proyecto más grande en fases más pequeñas. Puede personalizar colores y columnas para diferenciar las etapas del proyecto y luego agregar hitos que indiquen cuándo termina una fase y comienza otra. Esto le ayuda a realizar un seguimiento del progreso.

Cualquier tarea que dependa de otra tarea para comenzar o finalizar se puede vincular, por lo que no hay cuellos de botella que retrasen el trabajo más adelante en el proyecto. Debido a que nuestro software está basado en la nube a medida que ocurren los cambios, simplemente arrastre y suelte la tarea a la nueva fecha y todas las tareas relacionadas se actualizarán instantáneamente.

Actualizaciones instantáneas para mantener el trabajo en movimiento

Los equipos reciben notificaciones de cualquier cambio en el plan instantáneamente por correo electrónico o alertas en la aplicación. Se fomenta la colaboración porque la herramienta está en línea. Los gerentes pueden agregar instrucciones y documentos e imágenes adjuntos directamente a la tarea al asignar y los equipos pueden comentar sin importar dónde se encuentren o cuándo estén trabajando. Todos están en sintonía trabajando juntos en un espacio virtual.

 Recibe notificaciones en la aplicación de cualquier actualización de tu trabajo

Balance de cargas de trabajo

Los gerentes no quieren interponerse en el camino de sus equipos, pero también necesitan tener transparencia en su trabajo. La página de administración del equipo enumera a todos, sus tareas y el porcentaje completado que tienen. Utilice la página de carga de trabajo para ver si alguien no está funcionando porque está sobreasignado. Luego, reasigne para liberarlos.

 equilibre el trabajo con la página de carga de trabajo

Seguimiento del progreso con paneles

Por último, obtenga una vista de alto nivel del proyecto con un panel en tiempo real que rastrea automáticamente seis métricas del proyecto, haciendo los cálculos por usted y luego mostrando los resultados en gráficos y cuadros coloridos. Para obtener más detalles, utilice herramientas de informes con un solo clic para ver los costos, el estado general y la variación del proyecto.

ProjectManager.com es una herramienta basada en la nube que ayuda a los gerentes y equipos a trabajar de manera más productiva. Desde la planificación hasta el seguimiento y la elaboración de informes sobre el progreso, usted controla todos los aspectos de su trabajo a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Vea por qué es la herramienta preferida de decenas de miles de equipos de proyecto y realice hoy nuestra prueba gratuita de 30 días.

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