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¿Qué es Microsoft Teams? Usos y características de la aplicación Microsoft Teams


Microsoft Teams se esfuerza por mejorar el corazón de cada proyecto exitoso: la buena comunicación. Las partes interesadas, los gerentes y los equipos deben establecer expectativas, dar instrucciones y colaborar para lograr una mayor productividad. Ya sea que las personas estén bajo un mismo techo o distribuidas por todo el mundo, una plataforma compartida con un canal abierto para comunicarse es el pegamento que mantiene unidos los proyectos.

El mercado está saturado de aplicaciones de colaboración que prometen la luna, pero a menudo ofrecen mucho menos. Microsoft Teams es un jugador dominante en el campo y con razón. Microsoft ofrece un conjunto de productos que están diseñados para mantener a las empresas trabajando de manera más eficiente.

¿Es Microsoft Teams la única herramienta que necesita para entregar un producto a tiempo y dentro del presupuesto? No. Pero eso no significa que no sea útil. La aplicación Microsoft Teams tiene muchos beneficios y, cuando se usa con un software de administración de proyectos dinámico, puede brindarle todo lo que necesita para planificar, monitorear e informar sobre su proyecto al alcance de su mano.

¿Qué es Microsoft Teams? [19659005] La aplicación Microsoft Teams es una plataforma colaborativa basada en chat para reuniones en línea y otras necesidades de comunicación empresarial. Se utiliza para mantener a los equipos conectados y organizados.

La herramienta también incluye videoconferencia, uso compartido de pantalla y fondos personalizados. Incluso hay un "modo juntos" que hace que parezca que tú y la persona con la que estás hablando están en la misma habitación. Para la colaboración más allá de la conversación, se comparten documentos.

Microsoft Teams es parte de Microsoft 365, que presenta sus aplicaciones de Office, servicio en la nube y seguridad. Aunque solo se introdujo en 2017, se ha convertido en una herramienta de referencia para las pequeñas y medianas empresas. Cuesta $ 5 por mes, por usuario.

¿Por qué la gente usa la aplicación Microsoft Teams?

La popularidad de MS Teams se explica fácilmente. A medida que el trabajo crece cada vez más en línea y los equipos trabajan de forma remota, necesitan software que pueda mantener a las personas conectadas, y trabajar juntos de manera productiva se convierte en una preocupación primordial para las empresas.

Existen, naturalmente, muchas aplicaciones de chat. Entonces, ¿por qué elegir Microsoft Teams en lugar de Slack, Google Drive o GoToMeeting? Ciertamente, como parte de la familia más amplia de productos de Microsoft, es una opción atractiva. Ya está perfectamente integrado con aplicaciones ubicuas como Excel y Word.

Además, Teams tiene un diseño simple y es fácil de configurar. Las notificaciones se pueden configurar para que aparezcan en pantalla, lo que ayuda a mantener a todos actualizados y en la misma página.

Otro beneficio es que todo está en un solo lugar. Debido a que la aplicación Microsoft Teams está integrada con Microsoft 365, los equipos pueden pasar de la mensajería instantánea a la colaboración por correo electrónico y documentos. Además de eso, el programa siempre se está mejorando. Debido a la evolución y la integración, Microsoft Teams puede ser un verdadero placer para la multitud.

¿Cómo funciona Microsoft Teams?

Los equipos se dividen primero en canales. Puede haber canales que se dirijan a toda la organización, pero si cada conversación se publicara en un solo lugar, distraería demasiado.

Si desea incluir a alguien en un canal para responder una pregunta o simplemente actualizarlo, puede etiquetar ellos. Esto los invita al canal. Los chats también pueden ocurrir uno a uno, ya que las conversaciones deben ser privadas.

Fuera de la conversación, todos los que usan MS Teams tienen un sitio en SharePoint Online, que es la plataforma colaborativa de Microsoft para intercambiar datos y trabajar juntos. Proporciona almacenamiento de documentos y está completamente integrado con Office 365.

Los pros y los contras de Microsoft Teams

Es importante comprender que MS Teams no es perfecto. Hace algunas cosas bien, y en otras áreas, se queda corto. Echemos un vistazo a dónde están los activos y los déficits del programa.

Las ventajas de la aplicación Microsoft Teams

Microsoft Teams se vende como una forma de aumentar la productividad y fortalecer las comunicaciones, y funciona bien en ambos. Conecta equipos individualmente y con reuniones en línea. Puede compartir archivos y tareas, todo desde una aplicación. Además de eso, se asocia con una gran cantidad de aplicaciones de terceros que mejoran aún más la experiencia.

Esto conduce a otra ventaja. Debido a que solo está utilizando una aplicación, puede centrar mejor su atención en el trabajo que debe realizarse. Es menos necesario revisar correos electrónicos antiguos y buscar los archivos que necesita para realizar su trabajo.

Todo esto es para decir que la aplicación proporciona transparencia y mantiene a todos en la misma página y actualizados. Esto significa que el equipo siempre está al tanto de lo que tiene que hacer. No tiene que preocuparse por difundir materiales, porque hay un depósito en el que almacenarlos. Es fácil notificar a las personas y etiquetarlas para llevarlas a un canal que les ayude con el trabajo.

La mayor ventaja de MS Teams es que proporciona una transición fluida al lugar de trabajo digital. A medida que el trabajo continúa migrando en línea, los equipos necesitan una herramienta que pueda conectarlos con su trabajo y compañeros de trabajo. Tener un portal para chatear y compartir archivos hace posible el trabajo remoto.

Contras de la aplicación Microsoft Teams

Uno de los desafíos de usar Teams es salir de Outlook. Ese sistema de correo está integrado en la vida digital de la mayoría de las personas. Dejarlo puede ser un punto de dolor. Pero para que MS Teams cumpla todo lo que promete, los usuarios deben migrar a Microsoft Teams.

Esto es aún más difícil ya que Outlook es parte de Office 365. Por ejemplo, si está editando un documento en Word y desea para compartirlo, no hay opción para hacerlo con el chat del equipo. En cambio, se envía por correo electrónico. Microsoft Teams tampoco admite calendarios grupales, por lo que debe regresar a Outlook para esto.

Si está buscando archivos, puede ser un problema. Si bien se puede acceder a ellos con una búsqueda, si desea saber dónde residen en el programa, eso puede resultar complejo. Teams tiene una estructura de carpetas bizantina. Si intenta organizar sus archivos y moverlos a carpetas nuevas, los vínculos se romperán.

Las reuniones en línea no son excelentes. Microsoft está trabajando para integrar Skype, pero en la actualidad, no hay disponible una gran cantidad de funciones que mejorarían la experiencia de reunirse en línea. Tampoco es posible traer invitados al proyecto. Hay otros aspectos del software que no son flexibles y que pueden causar cierta frustración.

Agregar ProjectManager.com a Teams y administrar proyectos mejor

Las ventajas de Microsoft Teams superan las desventajas, pero si bien conecta a los equipos y les da una plataforma en la que dialogar, no tiene funciones de gestión de proyectos. Si administra un proyecto, la aplicación Microsoft Teams no puede hacerlo sola. Necesita las sólidas herramientas de administración de proyectos de ProjectManager.com.

ProjectManager.com es un software galardonado que puede administrar proyectos y tareas ilimitados con almacenamiento de archivos ilimitado para actuar como un centro central para toda su documentación. A diferencia de Microsoft Project, nuestra herramienta funciona con productos de Apple y PC. También es mucho más fácil compartir el trabajo en nuestro software que con SharePoint, lo que lo convierte en una excelente alternativa a Microsoft Project. A continuación, describimos algunas de nuestras principales funciones de gestión de proyectos.

Planifique con diagramas de Gantt

Nuestro diagrama de Gantt en línea facilita la planificación de sus proyectos con potentes funciones que controlan todos los aspectos de su programa. Simplemente cargue una lista de tareas, enumerelas manualmente o use una de nuestras plantillas específicas de la industria para ayudarlo a comenzar. Los gerentes también pueden importar, ver y editar archivos de Excel y Project (.mpp) existentes, proporcionando más funciones que un visor básico de Microsoft Project.

 Los diagramas de Gantt organizan tareas y establecerlos en una línea de tiempo del proyecto

Colaborar con su equipo

Microsoft Teams solo da pequeños pasos hacia la colaboración. Con nuestro software, puede invitar fácilmente a miembros del equipo, contratistas y otros y luego crear tareas para ellos rápida y fácilmente. Debido a que la herramienta está basada en la nube, funciona en cualquier navegador web de computadora y puede crear y actualizar proyectos en tiempo real.

 Las notificaciones dentro de la aplicación lo mantienen actualizado -to-date

Se pueden agregar comentarios a nivel de tarea para fomentar la colaboración. Los archivos de imagen y los documentos se pueden agregar a las tareas para ayudar a los equipos a trabajar juntos o proporcionar instrucciones detalladas sobre cómo ejecutar la tarea. A medida que se actualizan las tareas, los miembros del equipo asignados reciben alertas por correo electrónico y notificaciones en la aplicación para mantener a todos al tanto.

Trabajar de manera flexible con tableros Kanban

Además de crear planes de proyectos dinámicos y colaborar en tiempo real, ProjectManager.com ha múltiples vistas del proyecto. Puede crear una lista de tareas para programar su trabajo o usar tableros Kanban para visualizar su flujo de trabajo, administrar los trabajos pendientes y planificar sprints. Los calendarios guardan fechas importantes y mucho más.

 Los tableros kanban visualizan el flujo de trabajo

Administrar recursos

Mantener la productividad de sus equipos es la razón por la que contamos con herramientas de administración de recursos, como un gráfico de carga de trabajo a color -codificado para mostrarle quién está sobreasignado. Luego, puede reasignar recursos directamente desde la página de administración de carga de trabajo y equilibrar la carga de trabajo para una mayor productividad.

 el diagrama de carga de trabajo codificado por colores le ayuda a mantener equilibradas las tareas del equipo

Seguimiento e informe

Utilice nuestra herramienta para administrar su presupuesto y costos de recursos. Además, los informes con un solo clic le brindan datos detallados que lo ayudan a tomar mejores decisiones. Los informes se pueden filtrar y compartir con las partes interesadas para mantenerlos actualizados. Los paneles de control en tiempo real calculan automáticamente varias métricas del proyecto y las muestran en gráficos y tablas fáciles de leer. Esa vista de proyecto de alto nivel lo ayuda a monitorear el progreso y el rendimiento.

 Los tableros muestran varias métricas del proyecto

Puede administrar proyectos, programas y carteras con nuestra herramienta, con tableros de cartera y hojas de ruta. También tenemos hojas de tiempo para optimizar la nómina y realizar un seguimiento de las horas que su equipo registra en sus tareas. No puede hacer eso en la aplicación Microsoft Teams. A diferencia de Microsoft, tenemos un plan de precios de tres niveles. Elija la suscripción que funcione mejor para usted y su organización.

MS Teams no ofrece copias de seguridad en línea, ni comparte archivos, ni siquiera una prueba gratuita para ver si el software es adecuado para usted. ProjectManager.com tiene almacenamiento de archivos ilimitado, fácil uso compartido y administra cada fase de su proyecto. Además, puede probarlo gratis con nuestra prueba de 30 días. Hágalo hoy y vea cómo MS Teams y ProjectManager.com pueden trabajar juntos para que su proyecto sea exitoso.

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